Eckart Grünhagen arbeitet mit Devonthink Pro und setzt konsequent auf eine gute Verschlagwortung.

Vor drei Jahren hat Eckart Grünhagen aus Uelzen (Niedersachsen) seine Büroorganisation komplett umgestellt. Er arbeitet seitdem erfolgreich nahezu ohne Papier. „Grundlage dafür ist ein gutes Programm und ein durchdachter Workflow“, ist sich der Milchviehhalter sicher.

Er setzt auf einen Apple MacPro und das Dokumentenmanagement-­Programm Devonthink Pro (ca. 150 €), das nur auf den Apple-Betriebssystemen verfügbar ist. Grünhagen arbeitet zur Ablage mit nur wenigen Unterordnern. Er setzt auf die konsequente Verschlagwortung der Dokumente und die Texterkennung des Scanners. Der Fujitsu ScanSnap iX 500 arbeitet mit einem Profil für Devonthink und legt die Daten direkt im Programm ab. Der Text wird dabei automatisch per OCR-Software erkannt und komplett indiziert. So ist später eine sehr schnelle Volltext-Suche im Dokument möglich.

Bei Bedarf ergänzt Eckart Grünhagen weitere Schlagwörter. Die Dieselrechnungen versieht er zum Beispiel mit dem Schlagwort „Diesel“ und „2015“. Bei einer späteren Suche nach diesen beiden Schlagworten „spuckt“ das Programm alle so gekennzeichneten Dokumente aus. Hier setzt der Praktiker neben Devonthink auch noch auf die Ammonite App. Sie ergänzt das Programm durch eine Verwaltung der Schlagworte (engl. Tags). Der Datenbestand wird analysiert und die häufigsten Tags sind bereits im Ammonite­-Fenster hervorgehoben.

Die Volltext-Suche hat sich auch schon bei der Buchführung bezahlt gemacht. Wird zum Beispiel ein bestimmter Beleg gesucht, reicht es fast immer aus, den Betrag in die Suchmaske einzugeben. Da dieser irgendwo auf der Rechnung stehen muss, findet das Programm den passenden Beleg sehr schnell.

Für die Archivierung der Buchführungs-Belege hat sich Grünhagen ein einfaches und schnelles System überlegt. Der Scanner vergibt an jeden gescannten Beleg eine fortlaufende Nummer. Auf dem Schreibtisch steht ein Paginier­stempel, der diese Nummer ebenfalls fortlaufend auf die Originale stempelt. Die Belege werden eingescannt, gestempelt und fortlaufend in einem Ordner abgeheftet. Das geht sehr schnell und über die Nummer im Datei­namen ist das Original immer mit der Datei verbunden.

Um zügig papierlos arbeiten zu können, ist nach Grünhagens Überzeugung ein schneller, moderner Rechner unerlässlich. „Vor allem die Texterkennung kostet Rechenleistung. Ältere Computer sind oft überfordert und brauchen sehr lange“, schildert der Praktiker seine Erfahrungen. Die Entscheidung für einen modernen iMac hat ihn in seinem papierlosen Büro nochmal ein ganzes Stück vorangebracht.

Auch bei der Datensicherheit hat der Praktiker aufgerüstet. Er sichert seine Daten stündlich über die Timemachine-Funktion des Macs auf einer externen Festplatte und zusätzlich mit der Arq-App in einem kostenpflichtigen Amazon-­Cloud-Speicher. Wichtig: Die Daten werden auf dem Rechner verschlüsselt und gehen nur so in die Cloud. Hätte ein Dritter Zugriff, könnte er damit nichts anfangen. -fb-