Wenn Sie eine Rechnung falsch ausstellen, kann Sie das teuer zu stehen kommen. Damit es erst gar nicht soweit kommt, sollten Sie die folgenden Tipps berücksichtigen.
Eine Rechnung zu schreiben, ist kein Meisterstück. Trotzdem unterlaufen nicht wenigen Landwirten in der Praxis immer wieder kleine Fehler mit fatalen Folgen. Denn Rechnungen sind wie Blanko-Checks, mit denen Sie sich die Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen können. Erkennt das Finanzamt die Rechnung hingegen nicht an, bleiben Sie auf dem Schaden sitzen oder müssen im schlimmsten Fall sogar Steuern nachzahlen. Soweit muss es nicht erst kommen, wenn Sie das 1 x 1 des Rechnung-Schreibens beachten.
Was ist Pflicht?
Sie müssen immer dann innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, wenn Sie steuerpflichtige Leistungen mit einem Unternehmer abrechnen. Steuerpflichtige Leistungen, die Sie für Privatpersonen erbringen, sind in der Regel von der Rechnungs-Pflicht befreit. Gleiches gilt für steuerfreie Umsätze, zum Beispiel Miet- und Pachteinnahmen.Es gibt aber auch Ausnahmen von diesen Regeln:
- Für Werkslieferungen oder steuerpflichtige sonstige Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung erstellen – unabhängig davon, ob Sie die Leistung für ein Unternehmen oder eine Privatperson erbracht haben. Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind unter anderem Bauarbeiten, Renovierungen, Reinigungsarbeiten oder beispielsweise Arbeiten im Garten. Von einer Werklieferung ist immer dann die Rede, wenn Sie zum Beispiel nicht nur Waren „liefern“, sondern damit auch vor Ort bei Ihrem Kunden eine sonstige Leistung erbringen. Beispiel: Sie liefern nicht nur Baumaterial, sondern errichten damit auch ein Gebäude.
- Bei Umsätzen in einem anderen EU-Staat, bei dem die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergeht, müssen Sie eine Rechnung bis zum 15. des Folgemonats ausstellen. Das Gleiche gilt für sogenannte innergemeinschaftliche Lieferungen, also wenn etwas von Deutschland in einen anderen EU-Staat geliefert wird. Bei Lieferungen in Nicht-EU-Staaten handelt es sich hingegen um eine steuerfreie Ausfuhrlieferung.
Welche Form ist zu beachten?
Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem Sie eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnen. Sie können Rechnungen klassisch auf Papier erstellen und per Post versenden. Sie dürfen das Dokument aber auch elektronisch verschicken: Vor dem Gesetz anerkannt sind Rechnungen per E-Mail (gegebenenfalls mit Pdf- oder Textdatei-Anhang), Computer-Telefax oder Fax-Server, Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustausches. Wichtig: Wenn Sie eine Rechnung elektronisch versenden, benötigen Sie vorher das Einverständnis des Empfängers. Andernfalls sollten Sie ihm die Rechnung per Post zusenden.Was muss in eine Rechnung?
Damit Sie keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen, müssen Sie unbedingt bestimmte Vorgaben einhalten. Die wichtigsten haben wir für Sie in der Übersicht zusammengetragen. Achten Sie darauf, dass Sie diese Punkte immer in einer Rechnung aufführen. Die Angaben in einer Rechnung können im Übrigen auch in mehreren Dokumenten enthalten sein. Sie können in einer Rechnung zum Beispiel auf einen dazugehörigen Lieferschein hinweisen, in dem die einzelnen Positionen der betreffenden Lieferung aufgelistet sind. Dann müssen Sie allerdings beide Dokumente aufbewahren; also den Lieferschein und die Rechnung.Wenn Sie mehrere Lieferungen einplanen und darüber einen Rahmenvertrag abgeschlossen haben, können Sie auch in jeder Rechnung auf diesen Rahmenvertrag verweisen. Den Vertrag brauchen Sie der Rechnung in diesem Fall nicht extra beilegen.
Sie können in Rechnungen auch Abkürzungen, Buchstaben oder Zahlen verwenden. Das geht aber nur, wenn in der Rechnung selbst oder anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist, was die Kürzel bedeuten. Wenn Sie in einer Rechnung mehrere Leistungspositionen aufführen wollen, können Sie das also vereinfachen und z. B. die Bezeichnung 1, 2, 3 verwenden. Sie müssen dann aber auf der Rückseite der Rechnung die Nummern erläutern (z. B. 1 = Reparaturen, 2 = Futtermittel).
Wenn Sie in einer Rechnung Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen abrechnen wollen, dann können Sie den Steuerbetrag auch als gesamte Summe ausweisen. Das geht aber nur, wenn Sie für die einzelnen Posten in der Rechnung den jeweiligen Steuersatz in Prozent angeben.
Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die in einer Rechnung geforderten Angaben enthält. Das gilt also zum Beispiel für einen Kaufvertrag, wenn in diesem alle notwendigen Rechnungsangaben aufgeführt sind.
Was gilt für Kleinstbeträge?
Bei Rechnungen in Höhe von bis zu 150 € (brutto) gelten vereinfachte Regeln. Hier müssen Sie nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge, Umfang und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Leistung sowie das Bruttoentgelt (inklusive Umsatzsteuer) und den Umsatzsteuersatz, beziehunsgweise ein Hinweis auf das Vorliegen einer Steuerbefreiung, angeben.Rechnungen für Angehörige?
Wenn Sie einem Angehörigen Waren verkaufen und dafür weniger verlangen, als üblich wäre, können Sie stattdessen eine Rechnung über die Höhe der sogenannten Mindestbemessungsgrundlage (Anschaffungs-/Herstellungskosten) ausstellen. Das gilt allerdings nicht für durchschnittsbesteuernde Landwirte, diese dürfen die MwSt. nur auf den tatsächlichen Kaufpreis berechnen.Was ist mit Innenumsätzen?
Wenn Sie gleichzeitig auf Ihren Namen einen landwirtschaftlichen Betrieb und einen Gewerbebetrieb (zum Beispiel eine Biogasanlage) führen, müssen Sie Folgendes beachten: Wenn Sie zum Beispiel Mais aus Ihrem Betrieb an Ihre Biogasanlage liefern, sind Sie nicht berechtigt, sich selbst eine Rechnung auszustellen. Hier handelt es sich nämlich um einen sogenannten „Innenumsatz“. Anders sieht der Fall aus, wenn Sie den landwirtschaftlichen Betrieb bewirtschaften und beispielsweise Ihr Vater die Biogasanlage betreibt. Dann dürfen Sie eine Rechnung ausstellen.Sind Gutschriften erlaubt?
Anstatt einer Rechnung dürfen Sie auch eine Gutschrift mit Ihrem Geschäftspartner vereinbaren. Das heißt, Sie erhalten im Gegenzug für Ihre Leistung eine Gutschrift von Ihrem Leistungsempfänger. Damit diese wirksam wird, müssen Sie dem Unternehmer ein Dokument übermitteln, das Art und Höhe der Gutschrift regelt. Die Gutschrift muss die gleichen Angaben enthalten wie eine normale Rechnung. Der Empfänger darf diesem Dokument dann nicht widersprechen, denn mit einem Widerspruch kann die Gutschrift nicht mehr als Rechnung wirken.Wer zahlt die Steuer?
Die Steuerschuldnerschaft liegt grundsätzlich immer beim Leistungserbringer, also bei Ihnen, wenn Sie die Rechnung ausstellen. Aber: Immer dann, wenn ein ausländisches Unternehmen für Sie eine Werkslieferung oder sonstige Leistung erbringt, geht die Steuerschuld auch auf Sie über. Beispiel: Wenn ein niederländisches Unternehmen für Sie eine Halle oder einen Stall baut, schuldet nicht dieses dem Finanzamt die Steuer, sondern Sie als Leistungsempfänger sind dafür verantwortlich, die Steuer anzumelden und abzuführen. Auf der Rechnung ist also nur das Entgelt (Netto) ausgewiesen, nicht jedoch der Steuersatz und die darauf entfallende Steuer. Stattdessen muss ein Hinweis auf der Rechnung sein, dass der Leistungsempfänger Steuerschuldner nach § 13b UStG ist. Das Gleiche gilt auch für durchschnittsbesteuernde Landwirte. Wegen des zunehmenden Steuerbetrugs hat der Gesetzgeber bei einer ganzen Reihe von weiteren Leistungen ebenso die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger verlagert.Kann man Fehler korrigieren?
Grundsätzlich haben Sie als Unternehmer einen Anspruch auf eine „korrekte“ Rechnung. Wenn Sie als Leistungsempfänger Fehler auf der Rechnung entdecken, zahlen Sie zunächst nur den Nettobetrag mit dem Hinweis, dass Sie die Umsatzsteuer erst dann bezahlen, wenn Sie eine korrigierte Version erhalten. Haben Sie selbst in einer Rechnung eine wichtige Angabe vergessen oder nicht korrekt aufgeführt, so können Sie diese im Nachhinein berichtigen. Diese Berichtigung muss dann aber durch ein Dokument erfolgen, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht. Dafür geben Sie in dem Korrekturdokument zum Beispiel die genaue Nummer der ursprünglichen Rechnung an. Beachten Sie aber, dass nur Sie als Rechnungsaussteller selbst die Berichtigung vornehmen können. Ein Leistungsempfänger darf nur dann eine Rechnung korrigieren, wenn er dieses vorher mit dem Leistungserbringer abgesprochen hat. Ob aber der Vorsteuerabzug nachträglich noch geltend gemacht werden kann und wenn ja zu welchen Konditionen, hängt von vielen Faktoren ab. Das muss wiederum im Einzelfall geprüft werden.Was ist aufzubewahren?
Als Unternehmer haben Sie die Kopie der Rechnungen, die Sie selbst ausgestellt haben, sowie aller Rechnungen, die Sie erhalten haben, zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Ist die Rechnungsausstellung im März 2015, endet die Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2025. Bei steuerpflichtigen Werkslieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt hingegen für die Privatperson eine zweijährige Aufbewahrungsfrist, wenn die Leistung an eine Privatperson erfolgt. Für den gesamten Aufbewahrungszeitraum müssen Sie sicherstellen, dass die Originalrechnung erhalten und lesbar bleibt.Beachten Sie darüber hinaus, dass Sie die Rechnungen im Inland aufbewahren müssen. Sie können Papierrechnungen zwar digitalisiert und in elektronischer Form aufbewahren, dies erfordert aber einen erheblichen Aufwand und Dokumentationspflichten. Sie müssen nämlich die ursprüngliche Rechnung zehn Jahre lang in unveränderbarer Form jederzeit dem Finanzamt in elektronischer Form zur Verfügung stellen können.
Elektronisch empfangene Rechnungen dürfen Sie nicht löschen. Auch nicht, wenn Sie diese ausdrucken und in Papierform aufbewahren. Denn die ausgedruckte Rechnung ersetzt nicht das Original. Das heißt, dass Sie elektronisch empfangene Rechnungen nur elektronisch aufbewahren dürfen.
