Als er sein komplett ausgeräumtes Büro betrat, wurde es Sauenvermehrer Cord Meyer aus Höperhöfen in Niedersachsen komisch zumute: „Inklusive des letzten Zettels auf meinem Schreibtisch alles weg – da fühlt man sich doch ein bisschen nackt.“
Genau dieser radikale Schnitt gehört aber zum Konzept des L.O.S.-Verfahrens: Als erstes kommen die Mitarbeiter vorbei und nehmen konsequent jedes Papier mit. Innerhalb von 10 Tagen sortiert die L.O.S. GmbH alle Unterlagen neu, führt gleich einen Cross-Compliance-Check für den Betrieb durch und zeigt Lücken in der Dokumentation auf.
Bevor Cord Meyer und Ehefrau Dorina ihre insgesamt 184 neuen Ordner zurückbekamen, erhielten sie eine Schulung zur neuen Ordnung. Mittlerweile kommen alle auf dem Betrieb gut zurecht. Allerdings: „Damit die Ordnung erhalten bleibt, muss man das System auch leben und jetzt wirklich alles schnell einsortieren“, so Dorina Meyer.
Dabei hilft das System der L.O.S. GmbH aus Verden mit einer patentierten Farblogik und einem genauen Inhaltsverzeichnis. Die Farben sollen den „gefühlsmäßigen“ Griff ins Regal erleichtern: So gibt es rote Ordner für Unterlagen der Familie, Mitarbeiter, Ehrenämter; gelbe für Zukunftsideen, Betriebsziele, neue Verfahren; blaue für Finanzen, Steuern, Technik und grüne für Unterlagen zur Produktion, Dokumentation, Belege und Planung. Jeder Ordner enthält dann eine detaillierte Registerübersicht.
Schlagwortverzeichnis hilft:
Herzstück des L.O.S.-Systems ist das Schlagwortverzeichnis. Jedes Dokument ist hier unter allen möglichen Bezeichnungen mit dem zugehörigen Ordnerstandort aufgeführt. Das hilft beim Einsortieren neuer Unterlagen und beim Finden.Eine gute Lösung, findet Cord Meyer. Das Inhaltsverzeichnis hat er sofort abfotografiert und immer dabei. „Als Prüfer während unseres Urlaubes auf dem Betrieb auftauchten, konnte ich meiner 12-jährigen Tochter sagen, wo die Sachen stehen“, erzählt der Landwirt.
Der Preis für die Neusortierung errechnet sich anhand von Sortierstunden und Ordnerzahl. Für seinen Betrieb mit mehreren Betriebszweigen hat Cord Meyer einmalig rund 5 000 € bezahlt. In Notfällen oder Überlastungsphasen bietet die L.O.S. GmbH auch Unterstützung an: Für 50 € pro Stunde plus Fahrtkosten arbeiten die Mitarbeiter direkt im Büro des Landwirts. Diese Form der Unterstützung hat Meyer aber vorerst nicht eingeplant. „Wir sind jetzt mehr als zufrieden.“
Was an Unterlagen fehlt, kann jeder selbst prüfen: Mehr auf der nächsten Seite.
