top agrar hat auch das Programm PaperPort Professional 14 getestet. Es richtet sich an kleinere und mittlere Unternehmen und kostet ab 129 €.

Die Ansicht von PaperPort ähnelt dem Windows-Explorer. Links befindet sich eine Ordnerstruktur, die sich der Nutzer selbst zusammenstellen kann. Nicht alle Windows-Ordner werden hier dargestellt, nur solche, die man aktiv in PaperPort integriert. Für bessere Übersicht können die Ordner auch farblich markiert werden. Für oft genutzte Bereiche ist das sehr sinnvoll.

Klickt man einen Ordner an, werden im rechten Fenster Miniatur­ansichten des Inhalts dargestellt. Praktisch: Enthält ein PDF mehrere Seiten, lässt sich auch die Miniatur durchblättern. Allerdings ist die Darstellung so klein, dass keine Details wie etwa Schrift erkennbar sind. Dafür kann man bereits in der Miniatur einzelne Seiten aus dem PDF entnehmen, duplizieren oder die gesamte Datei in Einzelseiten auflösen. Per drag & drop lassen sich auch Seiten hinzufügen. Ein Doppelklick öffnet das Dokument. Für die Darstellung von PDFs liefert PaperPort ein eigenes PDF-Programm mit. Es bietet mehr Funktionen als der sonst übliche AdobeReader.

Die Scan-Funktion ist gut in das Programm integriert. Wichtig: PaperPort scannt immer in den aktuell geöffneten Ordner. Ein Klick auf die Scan-Schaltfläche ersetzt die Ordner-­Ansicht links durch die Auswahl des Scan-Profils mit den verschiedenen Voreinstellungen. Weitere zwei Klicks später ist das Dokument eingescannt. Praktisch: In einem Zwischenschritt werden alle gescannten Seiten in Miniaturansicht angezeigt. Das reicht für ein grobes Sortieren, Löschen oder Drehen der Seiten aus. Dies ist über Schaltflächen schnell möglich und erspart spätere Arbeit am fertigen Dokument.

Das Programm arbeitet zur Suche mit einem Index. Mit Texterkennung gescannte Dateien sollten deshalb generell indiziert werden. Das dauert nach dem Scannen einen Moment, die spätere Suche läuft dann allerdings sehr schnell ab. Man kann auch auf die Indizierung beim Scannen verzichten und den Vorgang für alle Dokumente zusammen durchführen. Das Planungs-Tool dafür ist jedoch etwas sperrig und der Indizierungs-­Durchlauf über alle Dateien benötigt viel Zeit. Dank der guten Suchfunktion hat man mit PaperPort die Wahl. Von einer sehr detaillierten Ordnerstruktur bis zur Ablage in wenigen Stapeln ist alles möglich.

Unser Fazit: Gutes Programm mit sehr vielen Möglichkeiten und nur kleinen Schwächen.