Ralf Potthoff kommt ohne einen Dokumenten-Manager aus. Lieber nutzt er seine eigene Ablagestruktur.

Ralf Potthoff aus Spenge (NRW) arbeitet bereits seit 15 Jahren mit einer sehr detaillierten Ablagestruktur auf dem PC. Spezielle Dokumentenmanagement-Software hat er nicht im Einsatz. Er nutzt ausschließlich den Windows-­Explorer und die Office-Programme.

„Ich bin jeden Morgen eine Dreiviertelstunde im Büro und arbeite alles ab“, erklärt der Milchviehhalter sein Konzept. Ihm ist wichtig, dass sich kein unbearbeiteter Papierberg anhäuft. Zum Scannen nutzt er einen normalen Flachbett-Scanner, die digitale Ablage erfolgt dann nach Themenbereichen, wenn nötig auch in mehreren Ordnern.

Gerade in dokumentationspflichtigen Bereichen ergänzt er die Belege um eigene Aufzeichnungen und Auswertungen. Alle Pflanzenschutz-Maßnahmen des Betriebes sind zum Beispiel in einer Excel-­Datei zusammengefasst. Dazu zählen auch Einsatzdetails wie Wetter und ­Bestandsentwicklung. Die übersichtlich angelegte Liste erlaubt einen schnellen Vergleich der einzelnen Jahre und Schläge. Ergänzt wird das Ganze durch viele Fotos. Ralf Potthoff hat es sich zur Gewohnheit gemacht, seine Bestände regelmäßig zu fotografieren. In die ­Digitalbilder schreibt er dann am PC seine Notizen. Das hilft besonders, wenn neue Dünge- oder Pflanzenschutzstrategien ausprobiert werden und es dazu Fragen im Folgejahr gibt.

Eine Ackerschlagkartei hat der Betrieb Potthoff deshalb bisher nicht im Einsatz. Alles ist in digitalen Ordnern den Flächen nachvollziehbar zugeordnet. Eine spezielle Suchfunktion, außer der Windows-Suche, gibt es nicht. Ralf Potthoff findet sich durch seine sehr stark untergliederte Struktur gut zurecht. Dank seinem System blickt er Kontrollen mittlerweile sehr entspannt entgegen. Er weiß, dass er alle nötigen Unterlagen innerhalb kürzester Zeit griffbreit hat. Bei mindestens drei Audits pro Jahr ein großer Vorteil.

Bei der Datensicherung arbeitet der Praktiker zurzeit noch mit einer USB-Festplatte. Bisher hat er keine größeren Probleme mit der Verfügbarkeit seiner Daten gehabt. Für die Zukunft denkt Ralf Potthoff über die Anschaffung einer Ackerschlagkartei nach, um sein Ablagesystem zu ergänzen. -fb-