Das papierlose Büro spart Zeit, Geld und Nerven. Wer seine Ordnung auf dem Rechner aber nicht im Griff hat, kann Ärger mit dem Betriebsprüfer bekommen.
Das papierlose Büro ist längst nicht nur Theorie, sondern Praxis: Elektronische Ordner auf dem Betriebsrechner ersetzen die Akten im Schrank. Rechnungen und Lieferscheine landen im E-Mail-Fach und nicht mehr im Briefkasten. Banken bieten Kontoauszüge zum Download statt zum Ausdruck an. Und Ihre Steuererklärung müssen Sie mittlerweile auch per Mausklick ans Finanzamt schicken.
Was viele aber nicht wissen, für das papierlose Büro gelten eigene Regeln: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Die Vorschriften sind zwar seit dem 1. Januar 2015 bereits in Kraft, Sie müssen diese aber erst für die Wirtschaftsjahre einhalten, die in diesem Jahr beginnen.
Wer gegen die Auflagen verstößt, riskiert Ärger mit dem Fiskus. Im schlimmsten Fall wird die Buchführung vom Finanzamt „verworfen“ und der Betriebsprüfer bzw. -prüferin schätzt Ihren Gewinn. Das geht aber in der Regel zu Ihren Lasten aus. Soweit muss es aber nicht kommen. Berücksichtigen Sie die folgenden zehn Tipps und Sie brauchen die nächste Steuerprüfung nicht fürchten.
1. Belege aufbewahren:
Sie benötigen zu jeder Buchung einen Beleg – ob elektronisch oder als Papierausdruck. Entscheidend ist, dass Sie die Original-Belege aufbewahren. Sie dürfen daher eine Rechnung, die Sie per Mail erhalten haben, nicht ausdrucken und dann die elektronische Version vernichten. Wenn die Rechnung allerdings im Anhang enthalten ist, reicht es aus, wenn Sie diesen speichern. Die Mail können Sie dann löschen. Aber Achtung: Manchmal sind wichtige Bestandteile der Rechnung im Anschreiben enthalten und nicht im Anhang. Nur beides zusammen ergibt die eigentliche Rechnung. Dann dürfen Sie den Anhang und die Mail nicht löschen und müssen beides aufbewahren.2. Scannen erlaubt:
Dokumente, die Sie nach wie vor als Papierausruck erhalten, dürfen Sie einscannen und daraus eine PDF- oder z. B. eine Bild-Datei (TIF) erstellen. Dann können Sie das Original löschen. Allerdings muss dieser Scan genauso aussehen wie die Ursprungsversion. Wenn die Schrift bspw. farbig ist, muss die Kopie ebenfalls farbig sein. Ein Schwarz-Weiß-Scan einer farbigen Rechnung ist somit nicht erlaubt. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater oder bewahren die Original-Belege zusätzlich auf.3. Ordnung muss sein:
Wie Sie die Belegablage gestalten, bleibt Ihnen überlassen. Allerdings legt das Finanzamt wert auf eine chronologische Erfassung der Dokumente. Vergeben Sie am besten für jeden Betriebszweig einen eigenen elektronischen Ordner auf Ihrem Rechner. In diesem legen Sie dann jeweils Unterordner für bare und unbare Vorgänge an, darin wiederum jeweils solche für Ein- und für Ausgänge. Legen Sie auch Wert auf aussagekräftige Dateinamen, die Sie zusätzlich durchnumerieren, wie z.B. 01_Futtermittelrechnung_Maststall. Die entsprechenden Nummern verwenden Sie später dann auch in der eigentlichen Buchführung. So können Sie jeder Buchung einen Beleg zuordnen.4. Fristen einhalten:
Belege über Bargeldeinnahmen und -ausgaben müssen Sie täglich in Ihrer Buchführung erfassen. Das trifft vor allem Direktvermarkter. Am besten sind für das papierlose Büro in diesem Fall Kassen geeignet, bei denen Sie Daten bzw. Journale direkt, z. B. mit einem USB-Stick oder USB-Kabel, auf Ihren Rechner übertragen können. Lesen Sie dazu auch Punkt 7.Wenn Sie über keine Kasse verfügen und handschriftliche Quittungen erstellen, dürfen Sie diese einscannen und dann die Kopien auf Ihrem Rechner speichern. Das müssen Sie nicht täglich erledigen. Stattdessen können Sie die Quittungen auch erst in einer Ablage aufbewahren. Sie sind aber dazu verpflichtet, die Belege chronologisch zu ordnen und das Erfassungs-Datum auf der Quittung zu notieren.
Alle Belege über unbare Vorgänge (Rechnungen usw.) bzw. alle Belege für Kontobewegungen müssen Sie spätestens nach zehn Tagen erfassen. Auch hierbei gilt: Dokumente, die Sie einscannen wollen, dürfen Sie zunächst auch in einer Ablage sammeln und dann später stapelweise in elektronische Dokumente umwandeln, bevor Sie diese „verbuchen“ (s. a. Punkt 1).
5. Excel nicht geeignet:
Stellen Sie sicher, dass die Dokumente und Einträge im Nachhinein nicht verändert werden können. Das heißt: Excel-Listen sind nicht geeignet, denn diese könnte man im Nachhinein noch verändern. Sämtliche Änderungen müssten protokolliert werden. Setzen Sie stattdessen auf Buchführungsprogramme, die die neuen Regeln der GoBD einhalten. Am besten fragen Sie auch in diesem Fall Ihren Steuerberater oder beim Hersteller des Programmes nach.6. Alles archivieren:
Sie müssen die Daten mind. zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Wirtschaftsjahr endet. Verträge und Unterlagen, die den Kauf von Grund und Boden betreffen, sollten Sie dauerhaft aufbewahren.Wenn Sie innerhalb der Fristen den Rechner austauschen oder sich ein neues Buchführungsprogramm zulegen, müssen Sie die alten Daten auch auf dem neuen System öffnen können. Das sollten Sie bei der Auswahl des Programmes beachten. Sie dürfen keinesfalls die alten Dokumente in ein anderes Format umwandeln, wenn sich dadurch die ursprünglichen Daten verändern. Um zu gewährleisten, dass die Daten in unveränderter Form erhalten bleiben, müssen Sie notfalls die alten Programme und deren Anleitungen aufbewahren.
7. CD für den Prüfer erstellen:
Der Betriebsprüfer darf auf Ihren Betriebsrechner zugreifen. Am einfachsten ist es aber, wenn Sie ihm eine CD sowohl von Ihrer Buchführung als auch der Belegablage erstellen und zur Verfügung stellen. Das Finanzamt darf im Übrigen auch auf die Vorsysteme zugreifen. Dazu zählen zum Beispiel elektronische Kassen, Warenwirtschaftssystem, Zahlungssystem wie EC-Cash, Archiv- und Datenmanagementsysteme (Ackerschlagkarteien, HIT-Datenbank, Flex Kontor usw.) sowie die Lohn- und Anlagenbuchhaltung.8. Alte Kassen aussortieren:
Wenn Sie auf Ihrem Hof eine Kasse einsetzen, müssen Sie Folgendes beachten:- Ihre Kasse muss so beschaffen sein, dass Sie die einzelnen Buchungen im Nachhinein nicht mehr ändern oder löschen können. Korrekturen auf den Belegen müssen sichtbar und nachvollziehbar sein. Systeme, die die Ein- und Ausgänge einer Excel-Datei übertragen, genügen diesen Anforderungen nicht (s. a. Punkt 5).
- Alte Kassen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, müssen Sie spätestens am 31.12.2016 aussortieren. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie sich daher mit dem Hersteller Ihres Systems in Verbindung setzen und sich von diesem bestätigen lassen, dass Ihre Kasse den neuen Anforderungen entspricht. Fordern Sie am besten Zertifikate oder Bescheinigungen des Herstellers an. Denn Experten rechnen damit, dass Betriebsprüfer künftig verstärkt diese Aspekte im Blick haben werden.
9. Ablauf-Plan erstellen:
Sie müssen dem Betriebsprüfer eine Übersicht zur Verfügung stellen, in der Sie notieren, wie Sie die Buchführung führen und welche Programme Sie dazu nutzen. Daher sollten Sie auch die Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse auf jeden Fall zehn Jahre aufbewahren. Möglicherweise weiß in einem Jahrzehnt niemand mehr, wie die Daten gelesen werden können und welche Technik dafür notwendig ist. Noch besser: Die alte Kasse nicht wegschmeißen, sondern aufbewahren.10. Sicherungskopien anfertigen:
Erstellen Sie regelmäßig eine Sicherungskopie von Ihrer Buchführung. Vergessen Sie dabei nicht die Belegablage. Wenn Sie Ihre Buchführung täglich oder wöchentlich führen, sollten Sie im gleichen Abstand Sicherungskopien davon anfertigen. Somit sichern Sie Ihre Arbeitsergebnisse und erfüllen Ihre Aufbewahrungspflichten.Das gleiche gilt auch für die Registrierkassen. Am besten legen Sie sich eine moderne Kasse zu. Diese können Sie an einen Rechner anschließen. Dann können Sie die Daten aus der Kasse auf dem Computer speichern und davon wiederum eine Sicherungskopie auf einer externen Festplatte anfertigen.
Im Übrigen: Sie können die Datensicherung auch dem Steuerberater übertragen. Bedenken Sie aber: Dann müssen Sie trotzdem die Daten der Vor- und Nebensysteme sichern. -ro-
