Schriftliche Arbeitsanweisungen haben für Detlef Horstmann das Management im Betrieb wesentlich vereinfacht.
Das habe ich nicht gewusst“ und „Das hat mir keiner gesagt“. Es waren immer die gleichen Ausreden, die Detlef Horstmann aus Jerrishoe im Kreis Schleswig-Flensburg von seinen Mitarbeitern hörte. Den leidigen Diskussionen um die Arbeiten im Betrieb wollte er ein Ende setzen.
Er fing an, eine Routinearbeit im Betrieb nach der nächsten schriftlich festzuhalten und die Mitarbeiter zu verpflichten, diese einzuhalten.
Das war vor neun Jahren. Heute liegen für alle Arbeitsbereiche im Betrieb Arbeitsplatz-Beschreibungen – wie er sie nennt – vor. „Seitdem haben wir eigentlich keine Probleme mehr, dass die Routinearbeiten sorgfältig ausgeführt werden“, erzählt Horstmann.
Vor zwölf Jahren hatte er den Betrieb zusammen mit seiner Frau Bettina von seinen Eltern übernommen. Damals melkten sie 250 Kühe und bewirtschafteten 240 ha Land. Heute sind es 550 Kühe, 400 ha Land und eine 220 kW-Biogasanlage ist hinzugekommen. Gleichzeitig ist die Zahl der Mitarbeiter auf sieben gestiegen. Horstmann beschäftigt zwei Melker, einen Fütterer, einen Herdenmanager, einen weiteren Mitarbeiter und zwei Auszubildende.
Stall effizient geplant.
Die Investitionen bei den Wachstumsschritten prüfte er stets unter dem Gesichtspunkt der Arbeitsorganisation. „Eine Schieberentmistungsanlage kam für uns nicht infrage. Sie benötigt zu viel Arbeitszeit für Wartungen und Unterhaltungen“, sagt er. Die Kühe in Horstmanns Stall laufen deshalb auf Spalten. Auch hat er bei der Planung der Stallbereiche versucht, mit einem Minimum an Strohabteilen auszukommen. „Denn wo Tiere auf Stroh gehalten werden, muss viel eingestreut werden. Das wiederum kostet Arbeitskräfte“, erklärt er.Abläufe geändert:
Der Betrieb hat sich im letzten Jahrzehnt enorm weiterentwickelt. Das hatte auch Folgen für das Betriebsmanagement. „Alles, was mit Arbeit zu tun hatte, haben wir organisieren und strukturieren müssen“, erinnert sich Horstmann.Dabei spielten die Arbeitsplatz-Beschreibungen eine zentrale Rolle. Damit gibt Horstmann seinen Mitarbeitern im Detail vor, wie sie ihre Arbeit zu machen haben. Stellt er einen neuen Mitarbeiter ein, so geht er mit ihm Schritt für Schritt den Ablauf des seinen Arbeitsbereiches durch. Anschließend händigt er ihnen die Arbeitsplatz-Beschreibung aus. Dann hat der Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit etwas nachzulesen.
Grundsätzlich händigt er immer nur diejenigen aus, die für die jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. „Ein Melker braucht die Beschreibung über die Siloentnahme natürlich nicht zu lesen“, sagt Horstmann. „Der Herdenmanager hingegen muss über alle Bereiche Bescheid wissen“, merkt er an.
Seit Horstmann die erste Arbeitsplatz-Beschreibung vor vielen Jahren erstellte, hat er sie oft überarbeitet. Dabei hat er jedes Mal versucht, den Ablauf mit weniger Worten und prägnanter darzustellen. „Das erleichtert den Überblick und prägt sich besser ein“, sagt er.
Nicht gelesen?
Haben seine Mitarbeiter etwas nicht so gemacht, wie er es beschrieben hat, fragt er sie: „Hast du die Arbeitsplatz-Beschreibung nicht gelesen?“ Mit einem leichten Schmunzeln antworten sie meistens „Ja, doch“, erzählt der Betriebsleiter. Damit habe sich die Diskussion fast schon von selbst erledigt.Horstmann beschreibt sich als „lockere Führungskraft, die aber auch klare Grenzen setzt“. Die Formulierung „Mitarbeiter kontrollieren“, wie sie landläufig oft benutzt wird, gebraucht er ungern. Er spricht lieber vom „Besuch am Arbeitsplatz“, bei dem es im Gespräch nicht nur über die Arbeit geht, sondern auch Small-Talk gibt.
Die Stimmung auf dem Betrieb ist ihm wichtig und sie ist gut. Seit zweieinhalb Jahren hat er einen festen Mitarbeiterstamm. Die einzigen Mitarbeiter, die einmal im Jahr wechseln, sind die beiden Auszubildenden.
Vorher hatte er öfter Mitarbeiterwechsel gehabt. „Sie haben partout nicht das umgesetzt, was ich ihnen gesagt habe“, erinnert sich Horstmann. Unaufgeräumte Arbeitsplätze waren ein häufiges Thema. „Da halfen auch keine Arbeitsplatz-Beschreibungen. Letztendlich gab es keine andere Lösung als sich voneinander zu trennen“, erzählt der Betriebsleiter.
Arbeitszeit angepasst:
Mit dem betrieblichen Wachstum änderten sich auch die Arbeitszeiten für die Mitarbeiter. „Früher haben wir alle von morgens um 5 Uhr bis abends um 19.30 Uhr gearbeitet“, erzählt Horstmann.Damals hatte es keine Spezialisierung der Arbeitskräfte gegeben, Feiertage waren Arbeitstage, Fehlzeiten durch Urlaub oder Krankheit wurden mit Familienarbeitskräften ausgeglichen.
Heute ist das alles organisiert. Auf dem Betrieb gibt es geregelte Arbeitszeiten, Urlaubs- und Wochenendpläne, einen Wochenarbeitsplan für wiederkehrende Arbeiten und spezialisierte Arbeitskräfte. Das hat Ruhe in den Betrieb und in die Arbeitsabläufe gebracht.
Svenja Pein
