Wir sprachen mit Marion von Chamier vom Arbeitgeberverband der Westfälisch-Lippischen Land- und Forstwirtschaft über den Urlaubsansprich von Mitarbeitern und häufige Konflikte.

Am Jahresanfang ist Zeit für die Urlaubsplanung. Wenn ein Mitarbeiter zur Erntezeit Urlaub nehmen möchte, muss der Arbeitgeber das erlauben?

von Chamier: Grundsätzlich gewähren Sie als Arbeitgeber den Urlaub. Dabei müssen Sie die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter selbstverständlich berücksichtigen. Wenn aber dringende betriebliche Belange entgegenstehen, z. B. weil gerade Erntezeit ist, können Sie den Urlaub in dieser Zeit ablehnen. Im Übrigen müssen Sie auch die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter berücksichtigen. Hier gilt es abzuwägen.

Eine Mitarbeiterin arbeitet seit Januar im Betrieb und möchte im März Urlaub nehmen. Wie ist die Rechtslage?

von Chamier: Der volle Urlaubsanspruch der Mitarbeiterin entsteht erstmals nach einer sechsmonatigen Wartezeit, vorher müssen Sie keinen Urlaub genehmigen. Sie können Ihrer Mitarbeiterin aber auf freiwilliger Basis durchaus innerhalb der Wartezeit Urlaub gewähren.

Sinnvoll dabei ist, nur den tatsächlich in der Wartezeit anteilig erworbenen Urlaub zu gewähren – das sind pro vollem Monat des Beschäftigungsverhältnisses ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Wenn also Ihre Mitarbeiterin nach drei (vollen) Monaten Urlaub nehmen möchte, sollten Sie ihr entsprechend nur 3/12 des Jahresurlaubs genehmigen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiterin in der Probezeit kündigt und Sie sich den „zu viel“ gewährten Urlaub nicht zurückholen können.

Ein Festangestellter bekommt seit ­Januar mehr Lohn und nimmt im ­Februar zwei Wochen Urlaub. Wie berechnet sich das Urlaubsentgelt?

von Chamier: Grundsätzlich gilt: Wer Urlaub hat, wird weiter bezahlt. Dabei richtet sich das Urlaubsentgelt nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. So gibt es das Bundesurlaubsgesetz vor, sofern kein Tarifvertrag greift. Im oben genannten Fall berechnet sich das Urlaubsentgelt im Februar also nach dem Lohn im November, Dezember und Januar. Dabei müssen Sie alle Zulagen wie Provisionen, Nacht- und Akkordzulagen sowie auch Lohnerhöhungen mit einbeziehen, ebenso Krankheitstage und gesetzliche Feiertage. Nicht mitgerechnet werden Überstundenvergütungen sowie Sonderleistungen, z. B. Weihnachts- und Urlaubsgeld.

Wie funktioniert die Berechnung des Urlaubsentgeltes bei Teilzeitkräften?

von Chamier: Die Berechnung erfolgt bei Teilzeitkräften einschließlich Minijobbern genauso wie bei Vollzeitkräften, soweit die Teilzeitkräfte fünf Tage pro Woche arbeiten. Bei weniger ­Wochenarbeitstagen wird das im Drei-Monats-Zeitraum verdiente Entgelt durch die tatsächlichen Arbeitstage ­dividiert und mit den tatsächlich genommenen Urlaubstagen multipliziert.

Ein Mitarbeiter wird Ende März den Betrieb verlassen. Wie viel Urlaub kann er noch nehmen?

von Chamier: Hört ein Mitarbeiter vor dem 30. Juni beim alten Arbeitgeber auf, hat er einen anteiligen Urlaubsanspruch in Höhe von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat im Betrieb. Dem Mitarbeiter, der Ende März den Betrieb verlässt, stehen also drei Zwölftel des Jahresurlaubes zu.

Verlässt ein Mitarbeiter jedoch nach dem 1. Juli den Betrieb, kann er beim alten Arbeitgeber noch den vollen Urlaubsanspruch für das Jahr geltend machen, so sieht es das Bundesurlaubsgesetz vor.

Als Arbeitgeber sollten Sie Ihrem Mitarbeiter in solchen Fällen eine Bescheinigung ausstellen, dass dieser den vollen Urlaub schon erhalten hat. Diese muss der Mitarbeiter seinem neuen ­Arbeitgeber auf Nachfrage vorlegen, entsprechend muss der neue Arbeitgeber keinen Urlaub mehr gewähren.

Wann haben Mitarbeiter Anspruch, sich Urlaub auszahlen zu lassen?

von Chamier: Nur wenn ein Mitarbeiter ausscheidet und seinen Urlaub aus betrieblichen Gründen bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht nehmen kann, z. B. wegen Einarbeitung des Nachfolgers, dürfen Sie den Urlaub ausnahmsweise finanziell abgelten.

Ein Mitarbeiter hat noch Urlaub aus dem Jahr 2022. Wie lange kann er diesen noch in Anspruch nehmen?

von Chamier: Grundsätzlich gilt, dass ein Mitarbeiter seinen Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen muss. Eine Übertragung auf das folgende Kalenderjahr ist nur erlaubt, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe dies erfordern, z. B. wenn die betriebliche Arbeit am Jahresende Urlaub unmöglich macht oder der Mitarbeiter wegen Krankheit keinen Urlaub nehmen konnte. Der Mitarbeiter muss den Urlaub dann bis zum 31. März des Folgejahres nehmen. Ansonsten verfallen die Urlaubstage.

Als Arbeitgeber sind Sie aber seit einiger Zeit verpflichtet, Ihre Mitarbeiter zu Jahresbeginn schriftlich über den konkret noch ­bestehenden Urlaub zu informieren und auf die Verfallfrist hinzuweisen.

Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichtes vom 20.12.2022 besagt, dass nicht ­genommener Urlaub nicht mehr automatisch verjährt. Was folgt daraus?

von Chamier: Wenn der Arbeitgeber die o. g. Hinweispflicht erfüllt, bleibt es beim Verfall des Urlaubs am 31.3. des Folgejahres. Kommt aber der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nicht nach, verjährt der nicht genommene Urlaub eines Mitarbeiters auch nicht – wie bisher oft angenommen – automatisch nach drei Jahren. Welche Nachforderungsansprüche für Mitarbeiter sich ggf. daraus ergeben, wird erst die noch ausstehende Urteilsbegründung zeigen (Az.: 9 AZR 266/20).

Ein Mitarbeiter ist schon länger krank. Was gilt für den Urlaubsanspruch?

von Chamier: Langzeiterkrankte erwerben auch während ihrer Krankheit Urlaubsansprüche. Anders als bei anwesenden Mitarbeitern, verfällt der Anspruch auf den Mindesturlaub aber nicht zum 31.3. des Folgejahres, sondern – gemäß einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes – spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.

Setzt ein Langzeiterkrankter nach ­seiner Genesung die Arbeit fort, muss er die gesammelten Urlaubsansprüche bis zum Ende des Kalenderjahres, in dem er seine Arbeit nach Genesung fortsetzt, nehmen, spätestens nach Ablauf der Übertragungszeit (31.3. eines Jahres).

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter erkrankte im August 2020 schwer und nahm seine Arbeit erst im Oktober 2022 wieder auf. Zu diesem Zeitpunkt war der Urlaub aus dem Jahr 2020 bereits verfallen. Den Resturlaub aus 2021 und 2022 muss der Mitarbeiter bis zum 31.3.2023 nehmen. Übrigens ist der Arbeitgeber gemäß Bundesarbeitsgericht auch in solchen Fällen verpflichtet, seine Mitarbeiter frühzeitig auf die Verfallfristen hinzuweisen. ­

Welche Anforderungen sich konkret daraus ergeben, wird die noch ausstehende Urteilsbegründung zeigen (Az.: 9 AZR 245/19). Achtung: Gewähren Sie als Arbeitnehmer mehr als den ­gesetzlichen Mindesturlaub, verfällt dieser auch bei langzeiterkrankten ­Arbeitnehmern zum 31. März des Folgejahres – vorausgesetzt der Arbeitsvertrag differenziert zwischen gesetzlichem und übergesetzlichem Urlaub.

Welche Urlaubsansprüche haben ­kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter?

von Chamier: Auch kurzfristig Beschäftigte haben Anspruch auf Urlaub. Beschäftigte, die weniger als sechs Monate im Betrieb sind, haben Anspruch auf Teilurlaub in Höhe von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses (nicht Kalendermonat). Dieser kann bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegolten werden.

Aufpassen müssen Sie, wenn die Aushilfe den Urlaub am Ende der Vertragsdauer nehmen will. Denn wenn der Urlaub über die vereinbarte Beschäftigungszeit hinausgeht, gilt dies als Verlängerung der Beschäftigungsdauer. Die Voraussetzungen für die Kurzfristigkeit liegen dann wegen Überschreitung der Zeitgrenze u. U. nicht mehr vor.

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Wie viel Urlaub?

Mindestes vier Wochen pro Jahr

Der Mindesturlaubsanspruch nach Bundesurlaubsgesetz beträgt für Vollzeitkräfte pro Kalenderjahr 24 Werktage für eine Sechs-Tage-Woche und 20 Werktage für eine Fünf-Tage-Woche – also vier Wochen/Jahr. Teilzeitkräfte, einschließlich Minijobbern, haben einen an­­teiligen Urlaubsanspruch. Kommt ein ­Tarifvertrag zur Anwendung, ­gelten die Ansprüche des Tarifvertrages. Ansonsten entscheiden Sie als Arbeit­geber. Bedenken Sie dabei, dass fünf bis sechs Wochen Jahresurlaub heute durchaus üblich sind!