Hand aufs Herz: Wissen Sie schon, mit welchen Programmen Sie die neuen E-Rechnungen in den Formaten X-Rechnung oder ZUGFeRD öffnen können?

Schon in sechs Monaten können die ersten Rechnungen dieser Art in Ihrem E-Mailfach landen. Denn ab 1.1.2025 haben Sie als Unternehmen keinen Anspruch mehr auf eine Papierrechnung, der Versender darf ­Ihnen ohne Zustimmung eine E-Rechnung schicken.

Die Betonung liegt hier allerdings auf „darf“. Denn grundsätzlich kann sich jedes Unternehmen bis zum 31.12.2026 auch noch dazu entscheiden, Papier- oder PDF-Rechnungen zu versenden. Es kommt also darauf an, zu welchem Zeitpunkt Ihre Genossenschaft, Molkerei etc. tatsächlich zur ­E-Rechnung wechselt. Ab Jahresbeginn 2027 muss dann aber jede Rechnung digital ankommen.

E-Rechnung kommt definitiv

Erster nötiger Schritt im Agrarbüro ist, E-Rechnungen empfangen zu können. Da bundesweite Hersteller aus der Industrie, z. B. von Schrauben oder an­deren Teilen, aber bereits angekündigt haben, direkt zum 1.1.2025 umzustellen, rät Beraterin Susanne Jürgensmeier-Lotz von der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen: „Gehen Sie das Thema Digitalisierung jetzt ­direkt an, denn die E-Rechnung kommt über kurz oder lang in jedem Fall.“

Ab 2028 Selbst E-Rechnungen schreiben

Im zweiten Schritt müssen Sie selbst ­E-Rechnungen schreiben können. Für Betriebe mit weniger als 800.000 € Umsatz (ohne Prämien) sind bis 31.12.2027 weiterhin Papierrechnungen erlaubt. Alternativ dürfen Sie bis Ende 2027 auch andere elektronische Formate wie z. B. PDF-Dateien verschicken, allerdings nur, wenn der Empfänger einwilligt. Ab dem 1.1.2028 sind für alle Rechnungen zwischen Betrieben nur noch E-Rechnungen erlaubt.

Für Menschen teils unlesbar

Was viele nicht wissen: E-Rechnungen sind keine PDFs oder etwa eingescannte oder fotografierte Papierrechnungen. Es sind Dateien gemäß einer DIN-Norm, derzeit sind zwei Formate vorgesehen:

• xRechnung (.xml-Format): Für Menschen nicht lesbarer Datensatz,

• ZUGFeRD: Nichtlesbarer Datensatz plus ein für Menschen lesbares PDF.

Das Gesetz lässt den Unternehmen dabei die freie Wahl, welches Format sie wählen.

Ordnungsgemäß speichern

Neben dem Empfangen und Schreiben von E-Rechnungen ist zusätzlich ihre ordnungsgemäße Archivierung Pflicht. Wie das zu erfolgen hat, regelt schon seit dem 1.1.2015 die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).

Wichtigste Anforderung: Digital er­haltene Unterlagen müssen Sie im Ursprungsformat, das heißt, digital und vor nachträglichen Veränderungen oder Löschungen geschützt, aufbewahren. Das ist heute schon Pflicht für alle elektronische Rechnungen, wie z. B. aus Portalen heruntergeladene Telefonrechnungen, Rechnungen von Amazon oder auch Online-Kontoauszüge.

Susanne Jürgensmeier-Lotz, Beraterin der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen, weiß, dass derzeit viele Betriebe immer noch PDF-Rechnungen einfach ausdrucken und in die Buchführung heften. Eine riskante Vorgehensweise, findet sie: „Kommt es zur Steuerprüfung, müssen die Betriebe belegen, dass Sie elektronischen Rechnungen bzw. Belege unverlierbar und unveränderbar archiviert haben, bzw. dass jede Änderung nachvollziehbar ist.“ Wer die Regeln nicht beachtet, muss mit empfindlichen Strafen rechnen.

Jeder Betrieb betroffen

Die E-Rechnung betrifft alle Betriebe. Es gibt keine Ausnahmen etwa für Pauschalierer, § 13 a-Betriebe oder kleinere Höfe. Sogar Betreiber von Photovol­taikanlagen (unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht) und Vermieter etc. müssen sich für die E-Rechnung fit machen. Einige kleinere Ausnahmen gelten lediglich für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Besonders wichtig ist es für optierende Betriebe, mit jeder Rechnung gemäß der dafür geltenden Regeln umzugehen, erklärt Steuerberater Stefan Heins, Geschäftsführer von der wetreu LBB Betriebs- und Steuerberatungsgesellschaft in Kiel: „Um den Vorsteuerabzug aus erhaltenen E-Rechnungen zu sichern, müssen Sie ab dem 1.1.2025 die besonderen Vorgaben der GoBD ­beachten.“ 

Wie geht man vor?

Grundsätzlich sollte jetzt niemand in Panik verfallen, beruhigt Beraterin Susanne Jürgensmeier-Lotz: „Wer schon einen Rechner mit Internetverbindung und E-Mail-Adresse hat, braucht lediglich ein zusätzliches Programm.“ Welche Software für Ihren Betrieb geeignet ist, sollten Sie unbedingt zuerst mit ­Ihrem Steuerberater klären.

Bieten sich für Ihren Betrieb mehrere Optionen, lohnt es sich, genauer hinzuschauen und zu überlegen, was in Ihrem Betriebsbüro künftig ansteht. Wollen Sie künftig die Geldbewegungen in die Buchführung selbst kontieren? Ist Ihnen eine Ackerschlagkartei wichtig oder eine Zeiterfassung für die Mit­arbeiter? Arbeiten Sie viel im Lohn und brauchen daher die Anbindung der Rechnungslegung an diese Daten?

Um Ihnen die Planung zu erleichtern, haben wir uns in der Praxis nach ­Programmen umgehört und uns bei den Herstellern nach den Kosten und den jeweiligen Möglichkeiten der Program­me erkundigt. Kann das Programm ­E-Rechnung empfangen, er­stellen und alles GoBD-konform abspeichern? Wie sieht es mit weiteren Schritten aus? Lässt sich eine Rechnung empfangen und aus dem Programm ­direkt überweisen und für eine Buchführungs­software kontieren? Welche Möglichkeiten bieten die Programme noch? Die Ergebnisse finden Sie in der Übersicht.

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DIGITALE BELEGE

Steuerberater ­machen Druck

Nicht nur die neuen Gesetze zur ­E-Rechnung machen Druck in Sachen Digitalisierung – auch viele Steuerbe­rater raten dringend, das Thema jetzt anzugehen. Denn Buchstellen und Steuerkanzleien spüren den aktuellen Fachkräftemangel. Viele müssen sogar Mandanten kündigen, weil sie die Arbeit nicht schaffen.

Betroffene Landwirte trifft eine Kündigung hart, vor allem wenn sie bereits seit Generationen bei der gleichen Buchstelle sind. Dazu kommt, dass sich die Suche nach einem neuen Steuerberater derzeit schwierig gestalten kann. Besser ist es daher, erst gar nicht in diese Situation zu kommen. Dabei liegt auf der Hand, dass freundliche Kunden mit guter Zahlungsmoral gern gesehen sind.

Ein weiterer wich­tiger Maßstab ist aber, wie viel Zeit ein Kunde die Buchstelle kostet. Hier ist die Digitalisierung eine große Stellschraube, um produktiver zu werden, erklärt Steuerberater Stefan Heins. „Künftig wird es keine Vor-Ort-Termine auf den Höfen mehr geben und keine Sammlung von Papierbelegen“, so Heins.

Um die Digitalisierung herumzukommen, sei allerdings aber auch gesetzlich gar nicht möglich: „Wer korrekt Rechnungen schreiben und archivieren will, braucht als Betrieb geeignete Software. Das können Buchhaltungsprogramme oder Dokumentenmangementsysteme sein“, so seine Einschätzung.

Übersicht ¹⁾

1) kein Anspruch auf Vollständigkeit 2) Preise brutto, gerundet, teils günstiger für weitere Betriebe bzw. ein Preis für mehrere Betriebe, häufig Sonderkonditionen bei Bezug über Steuerberater.