Birgit Först braucht Ordnung im Büro. Die digitale Buchhaltung gibt ihr neue Freiräume.

Als Betriebsleiterin kümmere ich mich neben der Familie um den Hähnchenmaststall und die Buchhaltung. Mein Mann Sönke hat einen Vollzeitjob außerhalb des Betriebes und organisiert nebenbei den Ackerbau. Trotz der Zeitersparnis war ich zunächst dagegen, auf ein papierloses Büro umzusteigen. In solchen Alltagssachen bin ich ein Gewohnheitstier. Für mich muss alles seine Ordnung haben. Ich hefte Papiere einfach gerne ab. Außerdem habe ich immer viele Kopien gemacht. Rechnungen hatte ich dann natürlich im Ordner für die Buchhaltung. Daneben habe ich aber z.B. einen extra Ordner für jeden Durchgang im Hähnchenstall gepflegt. Ich mag es einfach, alles beieinander zu haben und die Unterlagen immer genau dort zu finden, wo ich sie brauche. Nach meinem Studium habe ich unter anderem im Qualitätsmanagement in der Ernährungsindustrie gearbeitet. Aus dieser Zeit habe ich viel in mein eigenes Ordnungssystem übernommen.

Schritt für Schritt

top farmplan haben wir letztes Jahr für ein paar Monate getestet. Wir haben es vor allem für die Ackerschlagkartei eingesetzt. Jetzt, zum neuen Wirtschaftsjahr, konnte ich mich dazu durchringen, das Programm für die Buchführung zu nutzen. Anfangs bedeutete das einen erheblichen Mehraufwand. Inzwischen habe ich mich damit angefreundet.

Bevor ich die Dokumente einscanne, versehe ich sie per Hand nach wie vor mit einem Paginierstempel. Je nach Dokumentenart habe ich dafür unterschiedliche Farben und eine fortlaufende Nummer. Außerdem habe ich mir auch im Programm eine Ordnerstruktur angelegt. Beides bräuchte ich theoretisch nicht. top farmplan kann alle Dokumente lesen. Die Suchfunktion erspart mir im Alltag viel Zeit. Dennoch fühlt es sich gut an, zu wissen, wo alles gespeichert ist.

Im Moment nutzen wir top farmplan zu 100 Prozent für die Buchhaltung. Andere Bereiche, zum Beispiel die Versicherungen, kommen nun Schritt für Schritt hinzu.

Ein Büro zum Wohlfühlen

Die Veränderung ist spürbar. Im Büro fühle ich mich jetzt viel wohler. Mit Ordnern tapeziert, waren die Wände einfach erdrückend. Das Ausmisten und Wegwerfen war richtig befreiend! Außerdem diskutieren wir nicht mehr, wo jetzt welcher Zettel ist.“