Unsere Autorin: Anne Dirking, LWK Niedersachsen, zuerst erschienen in HofDirekt
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Unordnung im Büro stört Arbeitsabläufe und effizientes Arbeiten. Mit nur wenigen Schritten kann man Ordnung schaffen.
Ablagesysteme für die Post vermeiden, dass wichtige Schreiben verloren gehen.
Im papierlosen Büro können ebenfalls kleine Maßnahmen helfen, um für mehr Effizienz zu sorgen.
Die Begeisterung für Büroarbeit hält sich oft in Grenzen, und Ordnung im Büro ist für viele ein Reizthema. Dabei laufen im Büro die Fäden zusammen, hier wird telefoniert, gerechnet, geschrieben, geplant und verhandelt. Wenn Abläufe nicht passen, Fristen versäumt und bei Rechnungen und Überweisungen geschludert wird, macht sich das in der Bilanz bemerkbar. Papierkram – heute zunehmend Digitalkram – ist also bares Geld, und damit ist das Büro der Dreh- und Angelpunkt eines Unternehmens. Wir geben Tipps für mehr Struktur und Ordnung.
Papiere im Griff
Parkplatz für die Post: Briefe und Co. machen viele Zwischenstationen: Küchentisch, Sideboard oder Treppe, jemand anderes schaut die Post auch noch im Vorbeigehen durch. Der Posteingang ist selten geregelt. Weisen Sie einen Parkplatz für die Post aus. Dafür eignen sich drei stapelbare, beschriftete Ablagekästen in verschiedenen Farben, etwa:
Ablage 1 (grün) ist der Posteingangskorb. Briefe, Kataloge und Prospekte gehören in dieses Fach.
Ablage 2 (gelb) ist für alle eingehenden Rechnungen, Quittungen und Kaufbelege.
Ablage 3 (rot) heißt Bearbeitung. Alle Unterlagen, die nochmal angefasst werden müssen, landen hier.
Wichtig: Jeder beachtet diese Regeln. Sehen Sie sich als Büromanager:in. Ziel: Jeden Freitag sind alle drei Ablagefächer bearbeitet und leer.
Stammplatz für Ordner: In Aktenordnern werden Unterlagen untergebracht, die archiviert werden müssen. Register und beschriftete Trennblätter sortieren den Inhalt. Achten Sie auf das Griffloch. Denn das erleichtert das Herausziehen, gerade wenn viele Ordner im Regal oder Schrank stehen. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle: Verabschieden Sie sich von quietschenden Ordnern oder solchen, die nicht richtig schließen. Tipp: Aktenordner zu maximal 75 % füllen. Das erleichtert das Abheften und das Blättern.
Farbsystem für mehr Struktur: Dabei bekommt jeder Bereich im Betrieb eine eigene Farbe, die sich in den Ordnern, Hängemappen und Beschriftungen wiederfindet. Zum Beispiel sind alle Milch-Ordner blau, alles rund um den Hofladen rot und alles zum Thema Buchführung gelb. Alles wird gekennzeichnet und beschriftet. So wird deutlich, was wo hingehört.
Papierstapel vermeiden: Wohin mit Notizen und Unterlagen, die später wieder benötigt werden? Hier bietet sich eine Wiedervorlagemappe an, auch als Pultordner bekannt. Ideal ist eine Mappe mit zwölf Ablagefächern. Dazu erstellen Sie ein nummeriertes Raster mit zwölf Kästchen als Deckblatt. In jedes Kästchen schreibt man den Inhalt des Ablagefaches und legt die Unterlagen ohne Lochung und Sortierung ab. Es ist ein Kommen und Gehen. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, verschwinden die Unterlagen aus dem Ordner. Damit auf dem Deckblatt nicht immer gestrichen werden muss, nutzen Sie Klebezettel. Eine Wiedervorlagemappe ist schon für 15 € zu haben. In Griffnähe auf dem Schreibtisch erleichtert sie die Arbeit kolossal. Sie ersetzt einen unübersichtlichen Stapel, bei dem nicht klar ist, was darin vergraben ist.
Struktur im papierlosen Büro
Digitaler Durchblick: Immer mehr Unterlagen und Dokumente liegen digital vor. Was innen ist, muss außen zu sehen sein. Das gilt sowohl für die Aktenordner im Schrank als auch digital. Im Idealfall erkennen Sie am Dateinamen, was sich im Dokument befindet, ohne es öffnen zu müssen. Dabei helfen einige Grundregeln der Dateibenennung:
Dateinamen wie Brief oder Korrespondenz sind tabu.
Das Datum im Namen erleichtert die Zuordnung und gehört für chronologische Sortierung an den Anfang, und zwar in der Reihenfolge Jahreszahl, Monat, Tag.
Die Initialen des Bearbeiters sind informativ und wichtig, wenn mehr als eine Person im Büro arbeitet.
So könnte ein Dateiname aussehen: 2023_11_23_rechnungDeko_ad.
Reihenfolge bestimmen: Windows sortiert alphabetisch. Eine eigene Reihenfolge kann man mit Zahlen bestimmen. Ein Beispiel: Der Ordner Zwiebeln, der nach Alphabet ganz unten stünde, soll an erster Stelle stehen. Dazu bekommt er einen neuen Namen: 1_Zwiebeln. Auch Dateien und Bilder können umbenannt werden.
7-Ordner-System: Dieses sorgt für eine schnelle Orientierung. Auf jeder Ordnerebene stehen höchstens sieben Ordner. Jeder dieser Ordner hat maximal sieben Unterordner, diese Unterordner wiederum maximal weitere sieben Unterordner. Und genau hier ist Schluss! Zum Ablegen und Finden sollen nicht mehr als drei Klicks notwendig sein. Deshalb ist die Zahl der Ebenen auf drei beschränkt. Warum sieben Ordner auf einer Ebene? Psychologen haben herausgefunden, dass wir maximal sieben Informationsblöcke gleichzeitig in unserem Arbeitsgedächtnis aufnehmen können. Bei mehr Informationen benötigen wir Zeit, um uns zu orientieren, bevor wir eine Auswahl treffen.
Die 1-Klick-Regel: Wie die vielen E-Mails bewältigen? Ganz einfach: Schon beim ersten Öffnen entscheiden Sie, was damit passieren soll: Antworten, weiterleiten, in einen Ordner schieben, archivieren und/oder löschen. Es geht darum, dass diese Mail nicht erst geöffnet und kurz überflogen wird, um dann später zu entscheiden, was mit ihr passieren soll. Denn diese Gewohnheit führt zu einem überfüllten Postfach und im Endeffekt zu mehr Stress.
Effektiver mit zwei Bildschirmen: Wer mit zwei Bildschirmen arbeitet, spart 35 % der Arbeitszeit ein. Das ergab eine Studie des Fraunhofer Instituts. Wichtig: Die Monitore haben die gleiche Bildschirmqualität und Auflösung. So vermeiden Sie unterschiedliche Farbauflösungen, das schont die Augen.
Beherzt entsorgen
Schreibtischmanagement: Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Was bevölkert Ihren Schreibtisch? Je häufiger etwas in Gebrauch ist, umso näher gehört es an den Arbeitsplatz. Je seltener es benötigt wird, umso entfernter kann es aufbewahrt werden. Im Klartext: Auf dem Schreibtisch liegt nur das, was ständig benötigt wird. Arbeitsmittel, die nur selten oder gelegentlich zum Einsatz kommen, gehören in Regale und Aktenschränke.
Großer Papierkorb: Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb „in echt“ und auch digital am Computer. Für das Büro bedeutet das: Uninteressante oder unnötige E-Mails werden sofort nach dem Lesen gelöscht. Untersuchen Sie eingehende Post sofort auf Altpapier und entsorgen sie es konsequent. Wenn Sie etwas in einem Ordner suchen, nehmen Sie direkt drei überflüssige Informationen heraus. Werfen Sie nicht benötigte und abgelaufene Zeitschriften und Kataloge weg. Unter Umständen lohnt sich das Wegwerfen auf Probe. Richten Sie einen zweiten Papierkorb oder einen Karton ein und im PC einen Ordner „kann gelöscht werden“ oder „vielleicht“. An einem bestimmten Termin entsorgen Sie alles, was sich dort angesammelt hat.
Feste Bürozeiten
Ein Arbeitsplatz pro Person: Arbeiten Sie alleine im Büro? Wenn nicht: Jede Person sollte einen Arbeitsplatz haben. Außerdem praktisch ist ein Extra-Platz für Bürogeräte wie Drucker, Scanner oder Schredder. Hier können Sie auch gleich eine Ladestation einrichten für alle Akku-Geräte im Büro.
Bürozeiten festlegen: Statt nur ins Büro zu gehen, wenn es regnet, gehen Sie täglich eine Stunde. Und das immer zur gleichen Zeit, etwa von 9 bis 10 Uhr. So bringen Sie regelmäßig alles auf Vordermann, haben Mailbox und Schreibtisch im Griff, und nichts bleibt liegen. Positiver Nebeneffekt: Ihre Geschäftspartner wissen, dass Sie dann erreichbar sind. Nehmen Sie diese Info in Ihre E-Mail-Signatur auf: „Bürozeit täglich von 9 bis 10 Uhr“.
Aktenordner für Mitarbeiter
Absprachen treffen: Egal, ob Sie zu dritt agieren oder 15 Mitarbeiter haben: Es muss klare Absprachen geben, die namentlich festgehalten werden. Welche Person hat Zugang zum Computer? Wer speichert etwas wie ab? Wer sucht wonach? Wie werden Dateinamen vergeben? Wer ist verantwortlich für die Datensicherung? Wer regelt die Aufbewahrungsfristen? Für diese Infos gibt es einen Aktenordner, der jederzeit für jeden Büromitarbeiter einsehbar ist. Eine Person ist dafür verantwortlich, diesen Ordner aktuell zu halten. Dieser Ordner ist Gold wert. Weiterer Pluspunkt: Jeder (neue) Mitarbeiter kann unmittelbar eingewiesen werden.
Halte Ordnung ...
...liebe sie – Arbeit spart sie dir und Müh. Diese Redewendung hat wahrscheinlich jeder schon mal gehört und wie bei anderen Sprichwörtern auch, ist eine Menge Wahres dran. Ordnung schaffen kostet Zeit und im täglichen Trubel denken viele, diese Zeit nicht zu haben. Doch das ist ein Eigentor: Durch effiziente Abläufe spart man mehr Zeit, als es kostet, das Büro immer wieder in Ordnung zu bringen. Arbeitspsychologische Studien zeigen: Je weniger Objekte in Sichtweite liegen, desto geringer ist die Ablenkung und umso besser die Konzentration. Das freut auch Ihren inneren Schweinehund.
