Nun ist es amtlich: Rechnungen auf Papier gehören künftig der Vergangenheit an. Das Bundesministerium der Finanzen hat nun in einem Schreiben die Vorgaben für die Einführung der E-Rechnung festgelegt.
Leistungsempfänger sind demnach ab dem 1.1.2025 verpflichtet, eine E-Rechnung entgegenzunehmen, wenn der Rechnungsaussteller dies wünscht. Verweigern Sie als Empfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. sind Sie technisch hierzu nicht in der Lage, haben Sie kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung in einem anderen Format durch den Rechnungsaussteller! Für Umsätze, die vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt worden sind, gilt keine Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
„Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“, erklärt Steuerberater Bernhard Billermann von der wetreu Alfred Haupt KG in Münster. In diesen strukturierten Datensatz können dann auch weitere Dokumente wie Lieferscheine eingebunden werden. Wichtig: Eine PDF gilt nicht als E-Rechnung, sondern wie die Papierrechnung als „sonstige Rechnung“. Diese E-Rechnung basiert auf dem XML-Format, das vor allem für die maschinelle Verarbeitung optimiert ist. Mit entsprechender Software kann der Datensatz aber auch lesbar gemacht werden. Die gängigsten Formate sind derzeit die „XRechnung“ und „ZUGFeRD“.
Welche Übergangsfristen gelten?
Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung. Bekommen Sie beispielsweise von Ihrem Landhändler eine E-Rechnung zugeschickt, müssen Sie diese ab dem 1. Januar 2025 als Rechnungsempfänger entgegennehmen können. Sie müssen also ab dem 1.1.2025 technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten.
Ab dem 1.1.2028 müssen grundsätzlich alle Rechnungen zwischen Unternehmen (sogenannt B2B, Business to Business) unabhängig von deren Höhe elektronisch sein. Es sind keine Vereinfachungen für Kleinunternehmen und pauschalierende Land- und Forstwirte vorgesehen. Es gelten jedoch voraussichtlich folgende Übergangsregelungen:
Werden die Rechnungen ab 1.1.2025 elektronisch versandt, müssen Sie diese auch annehmen und elektronisch speichern. Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen jedoch noch zulässig.
Bis zum 31.12.2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur noch zulässig für ausstellende Unternehmer mit einem Umsatz von nicht mehr als 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr.
Sie brauche keine E-Rechnung ausstellen, wenn es sich um Kleinstbetragsrechnungen von bis zu 250 € brutto handelt oder wenn die Umsätze steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind (z. B. Pachterträge).
Welche Software ist notwendig?
Zum Empfang einer E-Rechnung reicht ein einfaches E-Mail-Postfach. Zusätzlich benötigen Sie Software, um die Rechnung zu lesen und zu verarbeiten. Zum Erstellen von E-Rechnungen ist ebenfalls spezielle Software erforderlich. „Zwar gibt es kostenlose Online-Anbieter wir raten aber auf Grund des Datenschutzes davon ab. Sicherer ist es, wenn Sie einen seriösen Anbieter wählen“, sagt Steuerberater Billermann.
Welche Konsequenzen drohen?
Für den Vorsteuerabzug müssen Sie zwingend eine ordnungsgemäße Rechnung nachweisen. Somit gilt dies auch bei der elektronischen Rechnungsübermittlung. Eine „sonstige“ Rechnung, also eine aus Papier, erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung. Wenn eine Rechnung nicht ordnungsgemäß ist, entfällt die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Zwar gibt es Möglichkeiten den Fehler nachträglich zu beheben, das ist aber immer mit Arbeit und Aufwand verbunden.
