Frage:

Angenommen ich bekomme ab dem 1.1.25 eine E-Rechnung. Ich habe mich aber noch nicht entschieden was ich in Zukunft mache, also ob ich selber E-Rechnungen versenden will. Welches Programm kann mir empfangene E-Rechnungen lesbar machen?

Antwort:

Ab dem 1.1. haben Ihre Lieferanten das Recht, Ihnen eine E-Rechnung zu schreiben. Sie können dann keine Papierrechnung mehr einfordern. Die Folge ist, dass Sie zumindest eine E-Mailadresse benötigen, die Sie z.B. dem Maschinenring, der Werkstatt oder der Genossenschaft mitteilen müssen.

Verschiedene Formate

Bei den E-Rechnungen gibt es verschiedene Formate. Das gängigste Format ist die E-Rechnung als sogenannte ZUGFeRD-Rechnung.  In den allermeisten Fällen werden sich die Lieferanten dazu entscheiden, Ihnen eine E-Rechnung in diesem Format zu schicken. Das heißt, Sie erhalten bei sich auf dem Rechner ein Dokument, dem Sie auf den ersten Blick gar nicht ansehen, dass es sich um eine E-Rechnung handelt. Der Datensatz für die maschinelle Verarbeitung der Rechnung liegt dahinter. Sie können Zugpferd-Rechnungen also am Rechner öffnen, anschauen und auch überweisen – das ist kein Problem.

Die X-Rechnung

Ein weiteres Format sind die sogenannten „X-Rechnungen“. So eine Datei kann zwar Ihr Computer auswerten und weiterverarbeiten, Sie können es aber nicht als Rechnung erkennen und nicht lesen, da es sich lediglich um Datensätze handelt. Diese können Sie aber mit Hilfe der eigenen Buchhaltungssoftware (top Farmplan, NLB, LandData, DATEV usw.) lesbar machen.

Es gibt aber auch externe Tools, die kostenlos sind:

• Die DATEV E-Rechnungsplattform.

• Von der Bundesregierung empfohlene E-Rechnungsplattformen wie das „zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder das OZG-RE.

• Darüber hinaus gibt es Plattformen zur Lesbarmachung reiner X-Rechnungen wie „Ultramarin eRechnung Viewer“ oder „Quba-Viewer“.

Achten Sie aber bei freien Programmen unbedingt darauf, ob die Datensicherheit gegeben ist. Bei Buchführungsprogrammen sind Sie diesbezüglich auf der sicheren Seite.

Richtig aufbewahren!

Egal, welches Format Sie erhalten, beachten Sie unbedingt die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). D.h. Sie müssen Rechnungen GoBD-konform abspeichern und zwar müssen Sie die Rechnungen so aufbewahren, wie sie bei Ihnen angekommen sind. 

Elektronische Rechnungen, dürfen Sie also nicht einfach löschen - auch dann nicht, wenn Sie die Rechnung vorher ausgedruckt haben und aufbewahren. Nur bei einer GoBD-konformen Speicherung können Sie sicherstellen, dass Ihnen keine Nachteile durch das Verwerfen der Buchhaltung oder die Nichtanerkennung der Vorsteuerbeträge aus den Rechnungen entstehen. 

Besonders kritisch ist die Art der Abspeicherung für regelbesteuerte Betriebe, die mit einer nicht sachgemäßen Ablage auch noch die Umsatzsteuerrückerstattung riskieren.

Lesen Sie hier, welche Regeln Sie unbedingt einhalten müssen: Neue Regeln für elektronische Rechnungen: Das müssen Landwirte jetzt wissen, wenn Sie E-Rechnungen empfangen wollen

E-Rechnung erstellen

Die Einführung der E-Rechnung ist gesetzlich vorgesehen – spätestens ab 1.1.2028 muss der gesamte Rechnungsverkehr elektronisch laufen. Als einzelner Betrieb haben Sie keine Entscheidungsmöglichkeit: Bei Umsätzen über 800.000 € haben Sie bis zum Jahr 2027 Zeit, selbst E-Rechnungen zu schreiben. Bei Umsätzen unter 800.000 € haben Sie sogar bis 2028 Zeit.

Zum Erstellen einer E-Rechnung benötigen Sie spezielle Software. Es gibt zwar einige Anbieter, die das Erstellen einer elektronischen Rechnung kostenlos online anbieten. Experten raten aber auf Grund des Datenschutzes davon ab. Sicherer ist es, wenn Sie einen seriösen Anbieter wählen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Programme mit denen E-Rechnungen geschrieben werden können, in der Regel leicht zu bedienen sind.

Tipp: Kontaktieren Sie unbedingt Ihren Steuerberater, denn um die Digitalisierung Ihres Agrarbüros anzugehen, ist er der wichtigste Ansprechpartner.

Unser Experte: Bernhard Billermann, Steuerberater, wetreu Alfred Haupt KG, Münster, NRW