Stapelweise Papierakten, vollgestopfte Schubladen und das ewige Suchen nach Dokumenten – so geht es vielen Landwirten in ihrem Agrarbüro. Durch neue Vorschriften kommen Landwirte jedoch nicht mehr darum herum, in ihrem Büro digital zu arbeiten: So müssen auch Sie seit dem 1.1.2025 technisch in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu empfangen. Ab dem 1.1.2028 müssen dann alle Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch sein – d. h., Sie sind auch selber verpflichtet, eine E-Rechnung ausstellen zu können.
Lohnt sich die Umstellung?
Langfristig gesehen bringt die Digitalisierung Ihres Büros erhebliche Vorteile, sobald die Systeme richtig laufen:
Es erleichtert Ihnen die zunehmende Dokumentations- und Datenflut.
Die meisten Steuerberater arbeiten überwiegend digital – die Zusammenarbeit wird einfacher, effizienter und schneller. Belege können Sie mit wenigen Klicks direkt weiterleiten.
Sie minimieren Papier-, Druck- und Archivierungskosten. Zudem sparen Sie langfristig Arbeitszeit, das wiederum reduziert Personalkosten.
Sie schaffen Transparenz, insbesondere bei mehreren Mitarbeitern.
Moderne digitale Systeme bieten Verschlüsselungen und Sicherheitsstandards, die den Schutz von sensiblen Daten gewährleisten. Das hilft, Datenschutzvorgaben einzuhalten.
Nutzen Sie cloud-basierte Systeme, ermöglichen Ihnen diese den Zugriff auf Dokumente und Daten von überall aus. So können Sie z. B. auch zur Not im Urlaub auf Unterlagen zugreifen.
Digitale Buchführungssoftware bietet Echtzeit-Einblicke in Ihre Finanzen, wodurch Sie schneller auf Abweichungen oder Probleme reagieren können.
Es ist möglich, gesetzliche Vorgaben, wie z. B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) durch automatische Dokumentation und Archivierung einfacher einzuhalten.
Empfangen Sie E-Rechnungen, können Sie diese schneller bearbeiten, da alles elektronisch abläuft. Durch automatisiertes Einlesen optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung und haben eine verringerte Fehleranfälligkeit, da Sie Daten bei der Überweisung nicht mehr per Hand eingeben. Das spart auch Zeit und Papier: Das Rechnungssystem übernimmt das Abspeichern und Archivieren der Rechnung und das vollkommen digital.
Beim Umstieg auf E-Rechnungen spart der Rechnungssender bis zu 6,60 € pro Rechnung ein, beim Empfänger sind es 11,20 €. Das zeigt ein Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen des Buchführungsdienstleister DATEV und der IHK Südlicher Oberrhein.
In den nächsten Tagen finden Sie auf topagrar.com zahlreiche Tipps und Infos rund um die Digitalisierung des Agrarbüros.
