Die Uhr tickt: in etwa drei Wochen startet am 1.1. die erste Stufe der E-Rechnung. Dass heißt, ab dann könnte es sein, dass Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen schicken. Als Rechnungsempfänger müssen Sie das akzeptieren – es gibt kein Recht auf eine Papierrechnung mehr.
Was Sie brauchen
Zunächst ist eine E-Mail-Adresse wichtig, die Sie Ihren Geschäftspartnern zur Verfügung stellen. So können Sie die Rechnungen empfangen. In den meisten Fällen werden Genossenschaften etc. bei den E-Rechnungen auf das sogenannte Zugpferd-Format zurückgreifen. Der Vorteil hier: Diese Rechnung kann man als Mensch lesen und die Überweisung veranlassen. Um allerdings die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung zu erfüllen, müssen Sie die Rechnung in dem Format abspeichern, wie Sie diese erhalten haben. Dazu kommt: Ab dem 1.1.2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch erstellen können. Die Speicherung und auch das Erstellen der E-Rechnungen kann spezielle Software erledigen.
Was ist zu tun?
Wer bislang seine Buchführung ausschließlich in Papierform erledigt, muss sich gänzlich umstellen. Betriebe, die bereits mit digitaler Belegablage vertraut sind, haben es vielleicht etwas leichter, müssen sich aber auch mit neuen digitalen Arbeitsprozessen und Programmfunktionen auseinandersetzen. Steuerberater warnen davor, die Umstellung auf die lange Bank zu schieben: Vor allem Betriebe mit Regelbesteuerung müssen die korrekte Annahme und Abspeicherung nach den Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vornehmen. Andernfalls riskieren Sie den Vorsteuerabzug.
