Durch neue Vorschriften müssen viele Landwirte zeitnah ihr Büro digitalisieren. Welche Voraussetzungen Sie dabei erfüllen müssen, beispielsweise welche Hardware und Software Sie dazu benötigen, lesen Sie hier.

Doch wie fängt man dann mit dem Digitalisieren an und wo findet man Hilfe? Wir haben mit Digitalisierungsexperten gesprochen und klären, welche Punkte Sie beachten sollten.

Bestandsaufnahme: Analoge Prozesse identifizieren

Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme: Welche Prozesse laufen (noch) analog? Was könnten und wollen Sie digitalisieren? Was muss nun digital erfolgen? Zum Beispiel der Empfang und das elektronische Abspeichern einer E-Rechnung.

Für ein papierloses Büro ist ein effizientes digitales Dokumentenmanagement ratsam. Dieses umfasst die datenbankgestützte Organisation und Archivierung Ihrer elektronischen Unterlagen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann ankommende Dokumente automatisch erfassen und speichert sie sicher, sodass sie schnell in einer Cloud oder auf lokalen Servern zugänglich sind. Auch digitalisierte Papierversionen sollten Sie ins DMS einbinden. Dann haben Sie bald alle Dokumente zentral verfügbar – ohne volle Aktenschränke und langes Suchen nach Unterlagen. Denn ein solches System kann Dateien beispielsweise automatisch sortieren und ermöglicht eine einfache Suche nach Schlüsselwörtern.

Organisation: Digitales Ordnungssystem erstellen

Schaffen Sie Ordnung und organisieren Sie Ihre Unterlagen neu. Es ist wie in Ihrer Werkstatt: Wenn Sie das Werkzeug nicht richtig einsortieren, finden Sie es, wenn Sie es brauchen, nicht schnell genug. Wenn Sie Ihre Akten digitalisieren wollen, müssen Sie beim Papier beginnen.

Organisieren Sie Ihre Papierakten, um eine Basis für die Digitalisierung zu schaffen. Je besser die Akten vorsortiert sind, desto einfacher ist es sie später in die digitale Ablage zu projizieren. „Ich durchlaufe hier standardmäßig drei Schritte: Die Kategorisierung, Reduzierung und Strukturierung der Akten“, sagt Digitalisierungsexpertin Julia Schumann. Schaffen Sie dann klare digitale Ablagestrukturen.

„Ansonsten können digitale Dokumente schnell unübersichtlich werden“, so Anne Dirking, die bei der Landwirtschaftskammer Niedersachsen für allgemeine Weiterbildung, das Agrarbüro und EDV zuständig ist.

Legen Sie z.B. für jeden Betriebszweig einen digitalen Ordner an. Beispiel:  1_Biogasanlage;   2_Ackerbau;   3_Schweinemast. In jedem dieser Ordner erstellen Sie dann verschiedene Unterordner.

Prioritäten setzen: Wichtige Prozesse zuerst digitalisieren

Setzen Sie Prioritäten und entscheiden Sie sich, welche (Papier-)Prozesse Sie zuerst digitalisieren wollen (z. B. Rechnungsstellung). Dann starten Sie auch nur damit und nehmen dann Schritt für Schritt weitere Prozesse hinzu. „Fangen Sie mit einem überschaubaren Bereich an, etwa dem Scannen der Eingangspost. Die entsprechenden Dokumente sortieren Sie dann direkt in Ihren digitalen Aktenschrank ein“, rät Anne Dirking. Wenn das gut läuft, gehen Sie das nächste Projekt an, z.B. das Schreiben von digitalen Rechnungen.

Daten sichern & Arbeitsabläufe optimieren

Denken Sie an die richtige Speicherung Ihrer Daten. Die wichtigsten Informationen dazu finden Sie hier.

Passen Sie Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich an und optimieren Sie Ihr Vorgehen. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die digitalen Lösungen auch die gewünschten Effekte erzielen.

Digitale Tools: Nutzungsverhalten anpassen

Generell gilt: Gewöhnen Sie sich an die Nutzung von digitalen Tools. Je öfter Sie in der „digitalen Welt“ arbeiten, desto mehr erkennen Sie die vielen Vorteile. Erstellen Sie z.B. digitale Termine. „Nutzen Sie auf Ihrem PC ein Kalender-Tool, zum Beispiel den Outlook-Kalender, so bekommen Sie ein Gefühl für die digitalen Tools. Nutzen Sie auch die Erinnerungsfunktion für Fristen und Termine“, rät Heidrun Gerwin-Wegener, Referentin für Beratung und Weiterbildung von der Landwirtschaftskammer NRW.