Langfristig gesehen bringt die Digitalisierung Ihres Büros erhebliche Vorteile, sobald die Systeme richtig laufen: Sie minimieren Papier-, Druck- und Archivierungskosten. Zudem sparen Sie langfristig Arbeitszeit (weitere Details dazu finden Sie im Beitrag "Lohnt sich der digitale Wandel im Agrarbüro?").

Wollen auch Sie Ihr Büro digitalisieren, wissen aber nicht wo Sie starten sollen? Zunächst müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen:

• Richten Sie sich ein richtiges Büro ein. Dazu gehört ein aufgeräumter Schreibtisch, ein ergonomischer Bürostuhl, zwei Bildschirme, ein PC oder Laptop, eine Funktastatur und -maus, ein Drucker und ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug. Durch zwei Bildschirme haben Sie einen besseren Überblick, gerade wenn Sie mehrere Programme geöffnet haben. „Wählen Sie einen Dokumentenscanner, der eine OCR-Erkennung, also Volltextsuche und einen Duplex-Scan beinhaltet“, rät Digitalisierungsexpertin Julia Schumann, die u. a. Seminare zu diesem Thema gibt.

• Wichtig ist auch stabiles Internet und Speicherplatz in einer Cloud.

• Achten Sie darauf, dass Sie aktuelle Software auf Ihrem PC installiert haben. Das trägt zur Sicherheit der Daten bei. „In den Einstellungen des PC können Sie unter Datenschutz und Sicherheit nachschauen, ob die Sicherheit gegeben ist oder ob Handlungsbedarf besteht. Ein Virenschutzprogramm ist zwingend erforderlich“, rät Heidrun Gerwin-Wegener, Referentin für Beratung und Weiterbildung von der Landwirtschaftskammer NRW.

• Softwaretechnisch ist ein Buchhaltungsprogramm und ein Dokumenten-Management-System wichtig. „Mit einem Dokument-Management-System können Sie Ihre Daten, wie eine E-Rechnung, nur auf diesem Wege revisionssicher speichern“, so Steuerberater Bernhard Billermann von der wetreu in Münster. Revisionssicher heißt, dass Sie die Informationen in elektronischer Form so aufbewahren können, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind. Ein Buchhaltungsprogramm hilft Ihnen bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. „Fragen Sie Ihren Steuerberater, mit welchem System er arbeitet, z. B. mit NLB, JustFarming, DATEV oder top farmplan“, rät Thomas Schulte-Althoff, Informatiker und Gründer von der „Agrar-IT“, der Landwirte bei der technischen und organisatorischen Einrichtung eines Büros hilft. Ein Vergleich von Software finden Sie auf:  www.topagrar.com/e-rechnung2025 

• Räumen Sie Ihren PC auf. Löschen Sie Dokumente, die Sie nicht mehr brauchen oder verschieben diese in ein Archiv. Ziel ist es, im Dateimanager (Explorer) eine bessere Übersicht zu bekommen und eine sinnvolle betriebsindividuelle Ablagestruktur. Auch der Desktop (Bildschirm) enthält oft Dateien, die nicht mehr gebraucht werden. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um sich von unnötigem Ballast zu befreien. Auch das trägt dazu bei, besser und effizienter digital zu arbeiten.

• Richten Sie sich ein rein betriebliches E-Mailpostfach ein, das Sie für Ihren Belegaustausch benutzen. „Grundvoraussetzung ist auch, dass der Betriebs-PC immer eingeschaltet ist und die Arbeit sofort beginnen kann. Desktop, Taskleiste und Favoriten helfen dabei, die passende Schaltzentrale zu haben. Wenn man alles sofort findet, macht das Arbeiten am PC auch Spaß“, sagt Heidrun Gerwin-Wegener.

Vergleichen und testen Sie!

Sowohl für die Hardware, als auch für die Software ist es ratsam, sich Testergebnisse in Vergleichsportalen als Orientierung anzusehen. Sind Sie sich noch unsicher, welches Programm für Sie infrage kommt, können Sie kostenlose Testzeiträume nutzen: „Kaufen Sie nicht die Katze im Sack“, so Anne Dirking, die bei der Landwirtschaftskammer Niedersachsen für allgemeine Weiterbildung, Agrarbüro und EDV zuständig ist.

Fragen Sie auch Berufskollegen, welche Programme diese nutzen und wie zufrieden sie damit sind. Hilfreich sind auch Hilfe-Videos im Internet. Zu den meisten Tools gibt es ausführliche Schritt-für-Schritt-Beschreibungen.

Motivation ist wichtig

Ein perfekt eingerichtetes Büro bringt aber nichts, wenn Sie selber nicht bereit sind und den Mut haben, mit der Digitalisierung zu starten. „Der fundamentalste Baustein ist die Eigenmotivation“, weiß IT-Fachmann Thomas Schulte-Althoff aus Erfahrung. Machen Sie sich klar, dass Sie Ihr Agrar-­Büro nicht über Nacht komplett digitalisieren können. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und erwarten nicht, dass ­alles auf Anhieb funktioniert. „Bereiten Sie sich mental auf den Digitalisierungsprozess vor und legen Ihren Perfektionismus ab“, rät Julia Schumann.