Arbeiten Sie in Ihrem Agrarbüro zunehmend digital, sollten Sie auch darauf achten, dass Sie Ihre digitalen Daten richtig speichern. „Empfangen Sie z. B. eine E-Rechnung, müssen Sie diese auch in dem Format speichern, wie Sie diese erhalten haben. Denn Sie müssen die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff beachten“, sagt Bernhard Billermann, Steuerberater bei der wetreu Alfred Haupt KG Münster.
Ausdruck reicht nicht!
Haben Sie eine E-Rechnungen bekommen, dürfen Sie diese nicht einfach ausdrucken und das Original löschen. Ein Steuerprüfer kann die Original-Rechnungen verlangen. Daher müssen Sie das Dokument zehn Jahre lang (ab 2025 acht Jahre) in seiner Originalform aufbewahren. D. h. vollständig, richtig und unveränderbar. Der Ausdruck ist nur eine Kopie. Liegt das Original nicht vor, kann der Prüfer die Rechnung im Zweifelsfall steuerlich nicht berücksichtigen. Details dazu finden Sie hier: topagrar.com/e-rechnung2025
Sicherungskopien anfertigen
Denken Sie daran, Ihre Daten richtig abzusichern. Speichern Sie die Unterlagen nie nur auf Ihrem Computer! Es kann vorkommen, dass dieser kaputt geht. „Fertigen Sie unbedingt regelmäßig Sicherungskopien an, z. B. auf einer externen Festplatte oder in einer Cloud. Achten Sie dabei auf die Speicherung auf einem Server, der in Deutschland ist“, sagt Bernhard Billermann.
Langfristig gesehen bringt die Digitalisierung Ihres Büros erhebliche Vorteile, sobald die Systeme richtig laufen: Sie minimieren Papier-, Druck- und Archivierungskosten. Zudem sparen Sie langfristig Arbeitszeit (weitere Details dazu finden Sie im Beitrag "Lohnt sich der digitale Wandel im Agrarbüro?").
Wollen auch Sie Ihr Büro digitalisieren, wissen aber nicht wo Sie starten sollen? Welche Voraussetzungen Sie hinsichtlich Hardware und Software erfüllen müssen, und wie Sie ein modernes Agrarbüro richtig einrichten lesen Sie im Beitrag "So digitalisieren Landwirte ihr Agrarbüro richtig"
