Als die 33-jährige Landwirtin Regina Puvogel vor drei Jahren den elterlichen Betrieb im niedersächsischen Dorf Fischerhude und damit auch die alleinige Verantwortung für das Agrarbüro übernahm, stapelten sich Aktenordner und Papierablagen im Büro. Heute befinden sich auf ihrem Schreibtisch lediglich zwei Bildschirme, ein Rechner und ein Dokumentenscanner - von Papierchaos keine Spur.

Der Anstoß zur Digitalisierung

Bereits vor der offiziellen Hofübernahme des 106 ha Gemischtbetriebes bewirtschaftete Regina Puvogel den Hof gemeinsam mit ihrem Vater im Rahmen einer GbR. Schrittweise übernahm sie kaufmännische Aufgaben, angefangen mit dem Agrardiesel-Antrag und den HI-Tiermeldungen der 60 Milchkühe mit eigener Nachzucht und der 750 Legehennen.

Der entscheidende Wendepunkt kam 2019, als der Steuerberater eine radikale Digitalisierung der Buchhaltung forderte. Puvogel digitalisierte daraufhin schrittweise die Buchhaltung des Betriebes und ihr Vater überließ ihr immer mehr Verantwortung im Büro.

Ein weiteres einschneidendes Erlebnis folgte 2021. Nur zwei Wochen nach ihrer Rückkehr aus dem Mutterschutz erlitt ihr Vater einen Schlaganfall und konnte aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr mitarbeiten. Plötzlich stand sie vor der Herausforderung, herauszufinden, auf welchen Schlägen bereits Gülle ausgebracht oder Saatgut bestellt war.

Dieses Ereignis verstärkte ihr Bedürfnis nach einer systematischen Dokumentation von Betriebsabläufen. Gleichzeitig stellte sie sich die Frage, warum die Buchführung in Papierform so viel Zeit beanspruchte. Um ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten, begann die alleinerziehende Mutter mit der kompletten Digitalisierung des Betriebsmanagements.

Minimalismus trifft auf Produktivität

Um die Digitalisierung voranzutreiben, suchte sie sich Unterstützung bei der Digitalisierungs- und Ordnungsexpertin Julia Schumann. „Durch sie habe ich feste Bürotermine eingeführt und bin die Umstellung systematisch angegangen“, berichtet Puvogel. Schumann habe sie nicht nur beraten, sondern auch aktiv bei der Umsetzung begleitet: „Mit ihr setzt man wirklich etwas um, anstatt nur darüber nachzudenken!“.

Zunächst richtete sie in Rücksprache mit Schumann ihr Büro neu ein. Dann ordnete sie Dokumente stapelweise nach klaren Kategorien. Dadurch fiel es Puvogel leichter, radikal auszumisten und eine digitale Struktur aufzubauen. „Ich sehe die kleinen Erfolge und das motiviert mich“, sagt sie. So ist ihr Arbeitsplatz heute minimalistisch eingerichtet, was der Landwirtin hilft, den Überblick zu behalten.

So wurde der Hof digital

Der nächste Schritt hin zum modernen Agrarbüro bestand darin, den Rechnungseingang zu digitalisieren. Zur Umstellung auf die digitale Belegverwaltung musste sie viele Lieferanten um digitale Rechnungen bitten, da zahlreiche Firmen ihre Rechnungen noch per Post versendeten. Mittlerweile erhält sie 90 % der Rechnungen digital, jedoch handelt es sich dabei meist nur um PDF-Dateien und nicht um echte E-Rechnungen im XML-Format. Trotzdem erleichtert die digitale Verarbeitung der PDF-Rechnungen bereits viele Abläufe.

Weniger Papier, mehr Überblick

Puvogel setzt bei der Buchführungssoftware auf "DATEV Unternehmen online", um ihre Buchungen effizient zu verwalten. Für das Programm, dass die Landwirtin auf Wunsch ihres Steuerberaters hin an schuf, zahlt sie monatlich etwa 11€. Dabei hat sie den Kontodatenimport für ihren Steuerberater freigegeben, was für beide Parteien Arbeitsentlastung schafft.

Die digitale Rechnungsverwaltung ermöglicht eine schnellere Umsatzsteueranmeldung, da der Steuerberater direkten Zugriff auf die Belege hat. Das digitale Kassenbuch erfordert zwar mehr Sorgfalt, minimiert aber Fehler, da der Computer automatisch mitrechnet.

Wenn nun digitale Rechnungen bei der Landwirtin eingehen, leitet sie diese in  Sekundenschnelle aus ihrem E-Mail-Postfach vom linken Bildschirm, in das System auf dem rechten Bildschirm weiter. Dort werden die Positionen automatisch in einen Überweisungsträger umgewandelt. Diesen muss Regina Puvogel dann lediglich auf die Richtigkeit überprüfen und die Überweisung bestätigen. Die GoBD-konforme Ablage erfolgt automatisch.

Die Vorteile sind offensichtlich: Rechnungen bearbeitet sie nun deutlich schneller.  

Digitale Steuerzentrale für den Hof

Zusätzlich zu der Buchführungssoftware hat die Landwirtin sich für die Plattform "top farmplan" entschieden. Dafür zahlt sie etwa 25€ pro Monat. Das Programm besteht aus einem Dokumentmanagementsystems, hat eine integrierte Ackerschlagkartei, ermöglicht HI-Tier Meldungen und Puvogel kann damit Rechnungen erstellen.

Auch eine Schnittstelle zu ihrer Buchführungssoftware DATEV ist möglich. Besonders praktisch findet Regina Puvogel die automatische Generierung fortlaufender Rechnungsnummern. Einzig die Integration des Online-Bankings fehlt ihr noch. Auch die Tierarzneimittelbelege wollte sie digital erfassen, fand jedoch lange kein passendes Programm. Mit "top farmplan" hat sie nun eine geeignete Lösung gefunden

Für die Ackerschlagkartei nutzt sie ebenfalls "top farmplan", um alle Felddaten übersichtlich zu verwalten. Ihr acht Jahre jüngerer Mitarbeiter Tristan ist digital affin und sieht klare Vorteile: „Mit einer digitalisierten Chefin macht die Zusammenarbeit viel mehr Spaß!“

Dokumente wie die Düngebedarfsermittlung versendet die Landwirtin nun ebenfalls digital per E-Mail, was den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Durch die Cloud-basierte Speicherung sind die Daten von überall abrufbar.

Zukunft digital gestalten

Puvogel verbringt ihre Zeit mittlerweile gerne im Agrarbüro. Für sie selbst sind Zahlen und Daten ein wertvolles Werkzeug, um den Betrieb effizient zu führen. Dennoch bleibt sie realistisch: „Mit der Digitalisierung wird man wohl nie ganz fertig“, sagt sie schmunzelnd.

Künftig möchte die Landwirtin noch mehr mit dem Tablet arbeiten, um ortsunabhängig zu sein. Auf ihrem Traktor ist bereits ein Tablet installiert, im Stall jedoch noch nicht.

An ihre Berufskollegen appelliert sie: „Je weniger Dinge ich im Büro besitze, desto weniger Zeit brauche ich, um Ordnung zu halten!“ Eine klare Struktur sei essenziell, um ein effizientes Agrarbüro zu führen. Ihr wichtigster Rat zur Digitalisierung: „Nicht aufschieben, sondern einfach anfangen!“