Viele Landwirte kennen das Problem: Papierberge, überfüllte Schubladen und die mühsame Suche nach bestimmten Unterlagen. Auch angetrieben durch aktuelle Vorschriften zum Empfang von E-Rechnungen wollen viele Landwirte ihr Agrarbüro zeitnah digitalisieren.

Wichtig dabei: Digitalisierung ist ein Prozess und man muss am Ball bleiben. „Wenn ich als Landwirt ein guter Ackerbauer werden will, muss ich immer wieder Felder bestellen, mich um Getreidesorten kümmern und den Boden im Blick behalten. Bei der Digitalisierung ist es ebenso“, so Heidrun Gerwin-Wegener, Referentin für Beratung und Weiterbildung von der Landwirtschaftskammer NRW. Je öfter Sie in der digitalen Welt unterwegs sind, desto sicherer werden Sie.

Zeit einplanen

Setzen Sie sich nicht unter Druck und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um alles umzusetzen. „Planen Sie für die Einführung der digitalen Belegerfassung oder das Umstellen auf eine Cloud-basierte Ablage, etwa ein bis zwei Monate ein. Die vollständige Integration aller digitalen Prozesse kann je nach Betriebsgröße und Erfahrung sechs bis 12 Monate in Anspruch nehmen“ weiß Anne Dirking, die bei der Landwirtschaftskammer Niedersachsen für allgemeine Weiterbildung, das Agrarbüro und EDV zuständig ist. Neue Gewohnheiten festigen sich zudem erst mit der Zeit, wie das direkte einscannen von Unterlagen, die Sie per Post bekommen haben.

Holen Sie sich externe Hilfe!

Schulungen und Beratungen sind immer hilfreich. Bilden Sie sich weiter und bleiben Sie dran! Sein Sie neugierig und offen für neue Technologien und Methoden. Das Agrarbüro entwickelt sich ständig weiter. Es gibt für jeden Lerntyp oft auch kostenlose Angebote: Online-Seminare, Lern-Videos, Podcasts oder Lernplattformen. „Investieren Sie jeden Tag zehn bis 15 Minuten, das kann schon ein guter Anfang sein“, so Heidrun Gerwin-Wegener.

Online-Workshops zum digitalen Agrar-Büro gibt es beispielsweise von den Landwirtschaftskammern /-ämtern, lokalen Landwirtschaftsverbänden oder auch vom Maschinenring. Online-Workshops bei der Landwirtschaftskammer oder einem Verband kosten etwa zwischen 40-80 € und dauern meist vier Stunden. Die Kosten können Sie im Übrigen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Sie können sich aber auch für ein Einzelcoaching entscheiden. „Es kann sehr hilfreich sein, jemanden an seiner Seite zu haben, der regelmäßig ins Büro kommt und Unterstützung bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen bietet“, so Heidrun Gerwin-Wegener.  

Digitalisierungsexpertin Julia Schumann bietet beispielsweise ein Online-Coaching im 1:1 Formt an. Für sechs Termine je 60 Minuten berechnet sie 799 € netto. Zudem hat sie eine Online-Community zum digitalen Agrar-Büro mit über 39 Landwirten bzw. Landwirtinnen aufgebaut. Hier berechnet sie 150€ für drei Monate, 288€ für sechs Monate und 577€ für 12 Monate. In diesem Rahmen finden wöchentliche digitale Live-Formate statt, zudem gibt es ein monatliches Fokusthema wie z.B. zum E-Mail-Management, oder Buchhaltungsprogrammen.

IT-Experte zu Rate ziehen

Sie können sich auch bei der Installation der Technik Hilfe holen: „Empfehlenswert ist ein EDV-Dienstleister. Diesen Bereich auszulagern macht Sinn. Der Mehrwert: Sie haben den Kopf frei und mehr Zeit für andere Dinge“, sagt Anne Dirking. Auch hier können Sie die Kosten als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen.

Ein IT-Berater hilft Ihnen bei der Auswahl passender Lösungen und übernimmt auch die Installation der Hard- und Software – von der Telefonanlage, über den Internetanschluss, der Standortvernetzung bis hin zum Dateiaustausch per Cloud. Es gibt bereits Unternehmen, die sich ausschließlich auf die Landwirtschaft spezialisiert haben und Ihnen helfen die Digitalisierung in Angriff zu nehmen.

Das Unternehmen „Agrar-IT“ berechnet etwa 3.000 bis 5.000 € für die gesamte Installation von Hardware und Software auf einem landwirtschaftlichen Betrieb. Dort sind die Kosten für einen neuen PC mit Monitoren, einem eigenen Datei- und Dokumenten-Server, Dokumentenscanner und Programme bereits inbegriffen.